Lyhyesti: Sinulla on oikeus pyytää viranomaiselta heidän toimintaansa liittyvää asiakirjaa tai tietoa. Viranomaisella on velvollisuus vastata ja neuvoa asiassa sekä perustella kattavasti, jos ei tietoa anna.
Ja sitten vähän pitemmin:
Suomen perustuslain 12. pykälän toinen kappale (momentti) kuuluu näin:
Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.
Sinulla on siis oikeus viranomaisen tietoihin. Onko asuinpaikkakunnallasi meneillään jotain, mistä haluaisit tietää enemmän? Sinulla on oikeus pyytää viranomaisen tietoja asiaan liittyen, kuten kuitteja, selvityksiä ja päätöksiä. Oikeus viranomaistietoon on toimivan demokratian perusosa. Osallistuvan, aktiivisen kansalaisen edellytys on mahdollisuus tutkia, pohtia, jakaa ja keskustella viranomaistiedoista.
On kuitenkin tärkeä ymmärtää, että oikeus viranomaistietoihin koskee olemassaolevaa viranomaisaineistoa. Esimerkiksi viranomainen ei ole velvollinen kertomaan mielipidettä, arviota tai ennustetta, ellei sitä ole mainittu jossain viranomaisen asiakirjassa pyynnöstä riippumatta. Viranomaisen ei tarvitse laatia uutta tietoaineistoa pyynnöstä.
Tarkemmin viranomaistietojen julkisuudesta ja luovutuksesta määrätään julkisuuslaissa, mutta asiaan liittyy myös lukuisia muita lakeja, kuten hallintolaki, henkilötietolaki ja kuntalaki. Mutta sinun ei tarvitse näistä tietää. Ne ovat kyllä selkeää suomea ja niiden lukemisesta on varmasti hyötyä, esimerkiksi julkisuuslain 24§ sisältää valtaosan tiedon salausperusteista. Mutta lainsäädäntö toimii siten, että sinulla on oikeus kysyä ja viranomaisen velvollisuus on puolestaan hallita lainsäädäntö ja aiheeseen liittyvät pykälät.
Tiedon pyytäminen menee lyhykäisyydessään näin:
1. Voit lähestyä viranomaista haluamallasi tavalla ja pyytää haluamaasi tietoa haluamassasi muodossa. Sähköpostipyyntö kannattaa lähettää viranomaisen kirjaamoon, tosin pienemmissä kunnissa asioidaan usein suoraan vastaavan virkamiehen kanssa.
2. Viranomaisen on vastattava sinulle muutaman päivän sisällä (tämän määrittää perustuslakiin pohjautuvat hyvän hallinnon perusteet). Sinulla on oikeus tietää muun muassa:
- kuka asiaasi käsittelee,
- millaista tietoa sinun on mahdollista saada,
- koska voit odottaa saavasi pyytämäsi tiedot,
- sisältyykö tiedonluovutukseen mahdollisesti jotain maksuja.
3. Pyyntösi pitää olla julkisuuslain mukaan riittävästi yksilöity, jotta viranomainen voi toteuttaa pyynnön. Eli viranomaisen on ymmärrettävä, mitä tietoa pyydät ja mistä asiakirjasta se mahdollisesti löytyy. Mutta tarkasti ei sinun tarvitse tätä tietää, vaan on viranomaisen velvollisuus neuvoa tiedon yksilöinnissä. Jos pyytämäsi tieto on yksinkertainen ja mahdollista antaa välittömästi, niin tieto on lain mukaan annettava ”viivytyksettä”. Mikäli sitä pitää vähän arkistoista kaivella, on vastausaikaa tiedonluovutuksella 14 vuorokautta. Jos pyydät hyvin monimutkaisia, voi tiedonluovutusaika venyä kuukauteen.
4. Mikäli et ole tyytyväinen viranomaisen luovuttamiin tietoihin tai toimintaan tiedonluovutuksen aikana, on sinulla mahdollisuuksia kannella ja valittaa:
- Mikäli viranomainen on menetellyt väärin, esimerkiksi toiminut kohtuuttoman hitaasti tai kieltäytyy tekemästä päätöstä tiedon luovuttamattomuudesta, niin voit kannella esimerkiksi aluehallintovirastolle, hallinto-oikeudelle tai ylemmille laillisuusvalvojille (valtioneuvoston oikeuskansleri, eduskunnan oikeusasiamies).
- Mikäli olet saanut pyytämästäsi tiedosta kielteisen päätöksen (sinulla on siis virallinen dokumentti jossa on perusteltu lain pykälillä asia ja jossa on tarvittavat numerot ja virkamiesten nimet alla), niin voit valittaa asiasta hallinto-oikeuteen. Se tavallisimmin joko hylkää valituksen tai kumoaa päätöksen ja palauttaa asian uudelleen ratkaistavaksi viranomaiseen.
KAKSI VAROITUSTA!
1. Tiedon julkisuus ja julkistaminen ovat kaksi eri asiaa! Voit saada tietopyynnöllä asiakirjan, joka on julkinen mutta jota ei saa julkisesti levitellä. Esimerkiksi oikeuden asiakirjat, joista selviää tietyn henkilön syyllistyminen näpistykseen. Mikäli tällaisen asiakirjan jakaa vaikkapa sosiaalisessa mediassa siten että henkilö on tunnistettavissa, syyllistyy yksityiselämää loukkaavaan tiedon levittämiseen (rikoslaki, 24. luku, 8§). Vaikka tieto on totta, on sen yhteiskunnallinen merkitys vähäpätöinen mutta kuitenkin yksilöä loukkaava ja siksi väärin levittää. Samoin saamassasi asiakirjassa voi olla vaikkapa henkilötietoja ja tekijänoikeustietoja, joiden laajamittainen levittely voi olla rangaistavaa.
2. Viranomaisilla on lukuisia ongelmia tietopyyntöihin vastaamisessa ja lukuisat ovat myös syyt niihin. Viranomainen voi siis tehdä monenlaisia virheitä, esimerkiksi luovuttaa vahingossa salattavaa tietoa, olla luovuttamatta julkista tietoa tai laskuttaa perusteetta. Erityisesti tuo kolmas seikka on tärkeä tiedostaa: tietopyynnöt ovat lähtökohtaisesti ilmaisia, mutta viranomaisilla on oikeus vaatia maksu tietyissä tapauksissa – mutta ehdottomasti ei aina ja kaikissa tapauksissa. Maksuperusteet on oltava tietopyytäjällä selvillä etukäteen ja ennen kuin niitä vaativa työ tehdään.
KAKSI TOIVOMUSTA!
1. Sinulla on lain suoma oikeus pyytää viranomaisilta sinua kiinnostavaa tietoa, työskenteleväthän he SINUN VERORAHOILLASI. Mutta sama toimii myös toisin päin: virkamies käyttää työaikaansa (ja MINUN verorahoja) painiessaan pyyntösi kanssa. Tästä syystä pyytäisin
- etsimään tietoa ensin muista lähteistä (esim. Google), sekä
- pohtimaan mahdollisimman tarkkaan etukäteen, mitä itse asiassa pyydät. Kaikista helpointa ja nopeinta on jos pystyt nimeämään tietyn asiakirjan. Ensimmäiseksi voi vaikkapa tutustua tai pyytää luetteloa asiakirjoista. Tällaisia ovat esimerkiksi diaari (yleinen lähtevän ja saapuvan postin asiakirjaluettelo) tai muu yleisrekisteri tai vaikkapa arkistonmuodostussuunnitelma, josta näkee minkälaisia asiakirjoja säilytetään ja miten kauan sekä muuta vastaavaa taustatietoa.
2. Ole kohtelias ja ystävällinen. Tiedonhankinta on tutkitusti ärsyttävää ja rasittavaa puuhaa. Sinulla on oikeus pyytää ja virkamiehellä on velvollisuus vastata – tästä syystä tietopyytäjät ovat usein melko kärkkäitä ja aggressiivisen oloisiakin. Mutta siitä huolimatta kyse on aina siitä, että virkamies joutuu keskeyttämään muut työnsä sinun asiasi hoitamiseksi. Langan päässä oleva virkamies voi tästä syystä olla haluton ja tuskastunut pyyntöösi jo näin lähtökohtaisesti. Itse olemme pyrkineet olemaan viestinnässämme neutraaleja ja asiallisia sekä höystäneet viestejämme otteilla laeista. Jännästi juuri tällainen virallinen viestintätapa on monen virkamiehen näkökulmasta ahdistava ja uhkaava! Paras pyyntötapa lieneekin siis napakka mutta ystävällinen tervehdyksineen ja iloisine toivotuksineen viestin tai puhelinkeskustelun lopuksi.
Lisätietoa:
- Mikäli sinulla on aiheesta kysyttävää tai sinulla on tietopyyntöihin liittyvä ongelma, voit ottaa meihin yhteyttä!
- Tietopyynto.fi on suomalaisten avoimen tiedon aktivistien tekemä palvelu, jonka kautta voi lähettää tietopyyntöjä eri viranomaisille. Sen etuja ovat valmiit pohjat ja valinnat, mahdollisuus lähettää nimettömiä pyyntöjä sekä se, että tulokset tulevat kaiken kansan nähtäville tuolle sivustolle. Huonot puolet palvelussa ovat, että usein tietopyyntö sujuu jouhevimmin puhelimitse tai kasvokkain vuorovaikutuksessa, jolloin tietopyyntöön mahdollisesti liittyvät ongelmat tulee sumplittua sujuvasti. Lisäksi mikäli kysyt salattavia tietoja tai muita arkaluonteisia asioita esimerkiksi asianosaisena, et sinä saati viranomainen halua levittää niitä julkisen palvelun kautta.
- Tietopyyntö on keskusteluryhmä Facebookissa. Siellä voit esittää kysymyksiä ja pyytää neuvoja sekä nähdä muiden jakamia uutisia ja esimerkkitapauksia.
Kuntien tietopyyntöongelmat 