vuorovaikutus

Kansalaisen pikaopas tietopyyntöihin

Koski Keskustelu , , , , , , , , , , , , , , ,

Lyhyesti: Sinulla on oikeus pyytää viranomaiselta heidän toimintaansa liittyvää asiakirjaa tai tietoa. Viranomaisella on velvollisuus vastata ja neuvoa asiassa sekä perustella kattavasti, jos ei tietoa anna.

Ja sitten vähän pitemmin:

Suomen perustuslain 12. pykälän toinen kappale (momentti) kuuluu näin:

Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.

Sinulla on siis oikeus viranomaisen tietoihin. Onko asuinpaikkakunnallasi meneillään jotain, mistä haluaisit tietää enemmän? Sinulla on oikeus pyytää viranomaisen tietoja asiaan liittyen, kuten kuitteja, selvityksiä ja päätöksiä. Oikeus viranomaistietoon on toimivan demokratian perusosa. Osallistuvan, aktiivisen kansalaisen edellytys on mahdollisuus tutkia, pohtia, jakaa ja keskustella viranomaistiedoista.

On kuitenkin tärkeä ymmärtää, että oikeus viranomaistietoihin koskee olemassaolevaa viranomaisaineistoa. Esimerkiksi viranomainen ei ole velvollinen kertomaan mielipidettä, arviota tai ennustetta, ellei sitä ole mainittu jossain viranomaisen asiakirjassa pyynnöstä riippumatta. Viranomaisen ei tarvitse laatia uutta tietoaineistoa pyynnöstä.

Tarkemmin viranomaistietojen julkisuudesta ja luovutuksesta määrätään julkisuuslaissa, mutta asiaan liittyy myös lukuisia muita lakeja, kuten hallintolaki, henkilötietolaki ja kuntalaki. Mutta sinun ei tarvitse näistä tietää. Ne ovat kyllä selkeää suomea ja niiden lukemisesta on varmasti hyötyä, esimerkiksi julkisuuslain 24§ sisältää valtaosan tiedon salausperusteista. Mutta lainsäädäntö toimii siten, että sinulla on oikeus kysyä ja viranomaisen velvollisuus on puolestaan hallita lainsäädäntö ja aiheeseen liittyvät pykälät.

Tiedon pyytäminen menee lyhykäisyydessään näin:

1. Voit lähestyä viranomaista haluamallasi tavalla ja pyytää haluamaasi tietoa haluamassasi muodossa. Sähköpostipyyntö kannattaa lähettää viranomaisen kirjaamoon, tosin pienemmissä kunnissa asioidaan usein suoraan vastaavan virkamiehen kanssa.

2. Viranomaisen on vastattava sinulle muutaman päivän sisällä (tämän määrittää perustuslakiin pohjautuvat hyvän hallinnon perusteet). Sinulla on oikeus tietää muun muassa:

  1. kuka asiaasi käsittelee,
  2. millaista tietoa sinun on mahdollista saada,
  3. koska voit odottaa saavasi pyytämäsi tiedot,
  4. sisältyykö tiedonluovutukseen mahdollisesti jotain maksuja.

3. Pyyntösi pitää olla julkisuuslain mukaan riittävästi yksilöity, jotta viranomainen voi toteuttaa pyynnön. Eli viranomaisen on ymmärrettävä, mitä tietoa pyydät ja mistä asiakirjasta se mahdollisesti löytyy. Mutta tarkasti ei sinun tarvitse tätä tietää, vaan on viranomaisen velvollisuus neuvoa tiedon yksilöinnissä. Jos pyytämäsi tieto on yksinkertainen ja mahdollista antaa välittömästi, niin tieto on lain mukaan annettava ”viivytyksettä”. Mikäli sitä pitää vähän arkistoista kaivella, on vastausaikaa tiedonluovutuksella 14 vuorokautta. Jos pyydät hyvin monimutkaisia, voi tiedonluovutusaika venyä kuukauteen.

4. Mikäli et ole tyytyväinen viranomaisen luovuttamiin tietoihin tai toimintaan tiedonluovutuksen aikana, on sinulla mahdollisuuksia kannella ja valittaa:

  1. Mikäli viranomainen on menetellyt väärin, esimerkiksi toiminut kohtuuttoman hitaasti tai kieltäytyy tekemästä päätöstä tiedon luovuttamattomuudesta, niin voit kannella esimerkiksi aluehallintovirastolle, hallinto-oikeudelle tai ylemmille laillisuusvalvojille (valtioneuvoston oikeuskansleri, eduskunnan oikeusasiamies).
  2. Mikäli olet saanut pyytämästäsi tiedosta kielteisen päätöksen (sinulla on siis virallinen dokumentti jossa on perusteltu lain pykälillä asia ja jossa on tarvittavat numerot ja virkamiesten nimet alla), niin voit valittaa asiasta hallinto-oikeuteen. Se tavallisimmin joko hylkää valituksen tai kumoaa päätöksen ja palauttaa asian uudelleen ratkaistavaksi viranomaiseen.

KAKSI VAROITUSTA!

1. Tiedon julkisuus ja julkistaminen ovat kaksi eri asiaa! Voit saada tietopyynnöllä asiakirjan, joka on julkinen mutta jota ei saa julkisesti levitellä. Esimerkiksi oikeuden asiakirjat, joista selviää tietyn henkilön syyllistyminen näpistykseen. Mikäli tällaisen asiakirjan jakaa vaikkapa sosiaalisessa mediassa siten että henkilö on tunnistettavissa, syyllistyy yksityiselämää loukkaavaan tiedon levittämiseen (rikoslaki, 24. luku, 8§). Vaikka tieto on totta, on sen yhteiskunnallinen merkitys vähäpätöinen mutta kuitenkin yksilöä loukkaava ja siksi väärin levittää. Samoin saamassasi asiakirjassa voi olla vaikkapa henkilötietoja ja tekijänoikeustietoja, joiden laajamittainen levittely voi olla rangaistavaa.

2. Viranomaisilla on lukuisia ongelmia tietopyyntöihin vastaamisessa ja lukuisat ovat myös syyt niihin. Viranomainen voi siis tehdä monenlaisia virheitä, esimerkiksi luovuttaa vahingossa salattavaa tietoa, olla luovuttamatta julkista tietoa tai laskuttaa perusteetta. Erityisesti tuo kolmas seikka on tärkeä tiedostaa: tietopyynnöt ovat lähtökohtaisesti ilmaisia, mutta viranomaisilla on oikeus vaatia maksu tietyissä tapauksissa – mutta ehdottomasti ei aina ja kaikissa tapauksissa. Maksuperusteet on oltava tietopyytäjällä selvillä etukäteen ja ennen kuin niitä vaativa työ tehdään.

KAKSI TOIVOMUSTA!

1. Sinulla on lain suoma oikeus pyytää viranomaisilta sinua kiinnostavaa tietoa, työskenteleväthän he SINUN VERORAHOILLASI. Mutta sama toimii myös toisin päin: virkamies käyttää työaikaansa (ja MINUN verorahoja) painiessaan pyyntösi kanssa. Tästä syystä pyytäisin

  1. etsimään tietoa ensin muista lähteistä (esim. Google), sekä
  2. pohtimaan mahdollisimman tarkkaan etukäteen, mitä itse asiassa pyydät. Kaikista helpointa ja nopeinta on jos pystyt nimeämään tietyn asiakirjan. Ensimmäiseksi voi vaikkapa tutustua tai pyytää luetteloa asiakirjoista. Tällaisia ovat esimerkiksi diaari (yleinen lähtevän ja saapuvan postin asiakirjaluettelo) tai muu yleisrekisteri tai vaikkapa arkistonmuodostussuunnitelma, josta näkee minkälaisia asiakirjoja säilytetään ja miten kauan sekä muuta vastaavaa taustatietoa.

2. Ole kohtelias ja ystävällinen. Tiedonhankinta on tutkitusti ärsyttävää ja rasittavaa puuhaa. Sinulla on oikeus pyytää ja virkamiehellä on velvollisuus vastata – tästä syystä tietopyytäjät ovat usein melko kärkkäitä ja aggressiivisen oloisiakin. Mutta siitä huolimatta kyse on aina siitä, että virkamies joutuu keskeyttämään muut työnsä sinun asiasi hoitamiseksi. Langan päässä oleva virkamies voi tästä syystä olla haluton ja tuskastunut pyyntöösi jo näin lähtökohtaisesti. Itse olemme pyrkineet olemaan viestinnässämme neutraaleja ja asiallisia sekä höystäneet viestejämme otteilla laeista. Jännästi juuri tällainen virallinen viestintätapa on monen virkamiehen näkökulmasta ahdistava ja uhkaava! Paras pyyntötapa lieneekin siis napakka mutta ystävällinen tervehdyksineen ja iloisine toivotuksineen viestin tai puhelinkeskustelun lopuksi.

Lisätietoa:

  • Mikäli sinulla on aiheesta kysyttävää tai sinulla on tietopyyntöihin liittyvä ongelma, voit ottaa meihin yhteyttä!
  • Tietopyynto.fi on suomalaisten avoimen tiedon aktivistien tekemä palvelu, jonka kautta voi lähettää tietopyyntöjä eri viranomaisille. Sen etuja ovat valmiit pohjat ja valinnat, mahdollisuus lähettää nimettömiä pyyntöjä sekä se, että tulokset tulevat kaiken kansan nähtäville tuolle sivustolle. Huonot puolet palvelussa ovat, että usein tietopyyntö sujuu jouhevimmin puhelimitse tai kasvokkain vuorovaikutuksessa, jolloin tietopyyntöön mahdollisesti liittyvät ongelmat tulee sumplittua sujuvasti. Lisäksi mikäli kysyt salattavia tietoja tai muita arkaluonteisia asioita esimerkiksi asianosaisena, et sinä saati viranomainen halua levittää niitä julkisen palvelun kautta.
  • Tietopyyntö on keskusteluryhmä Facebookissa. Siellä voit esittää kysymyksiä ja pyytää neuvoja sekä nähdä muiden jakamia uutisia ja esimerkkitapauksia.

Hankalat viranhaltijat opiskelijoiden päänvaivana

Koski Keskustelu , , , , , , , , ,

Nuorissa on tulevaisuus! Turun ammattikorkeakoulun toimittajaopiskelijoiden toimittamassa TutkaPro -verkkolehdessä on meneillään hyvä ja asiallinen juttusarja julkisuuslaista. Uusimmassa jutussa kirjoitetaan:

Helsingin hallinto-oikeuden tuomarin Taina Pyysaaren mukaan viranomainen tuntee lain, mutta puutteitakin on. Esimerkiksi hallinto-oikeudessa käsiteltävät tapaukset, jotka liittyvät asiakirjajulkisuuteen ratkeavat usein siten, että viranomaisen tekemä päätös muuttuu.

”Niissä julkisuuslakitapauksissa jotka meille tulee, niin viranomaisen päätöksiä kyllä kumotaan. Hallinto-oikeuden näkökulma on, että ne ovat enemmän julkisia kuin viranomainen on arvioinut. Että kyllä se jotain osviittaa siihen antaa”, Pyysaari sanoo.

Hallinto-oikeus toki näkee vain tapaukset, joissa on riitaannuttu.

Erilaisten viranomaisten ja asiankäsittelijöiden tilanteiden erikoinen tulkinta ja muu tietopyyntöjä hankaloittava käyttäytyminen on meille tuttua. Vaan tietopyyntöjä harvemmin tai koskaan tekevälle ne voivat olla uusia ja outoja.

Tällä hetkellä Jyväskylän yliopistossa on meneillään viestintätieteiden laitoksen opiskelijoille vapaavalintainen kurssi Julkisuuslaki ja tietopyynnöt*.

Jotta koko kurssi ei olisi silkkaa luennointia, elävöitetään sitä (ja herätellään opiskelijoita) osallistuvalla, näytelmäpohjaisella harjoitteella:

Luentotilan edessä on kaksi tuolia, joista toisella istuu allekirjoittanut esittäen kunnallista viranhaltijaa, pikkutakki päällä. Opiskelija istuu toiselle penkille, molemmilla on puhelimet. Tilanteessa opiskelija on lähettänyt tietopyynnön kuntaan, mutta mitään ei ole kuulunut viikkoon. Opiskelija soittaa tietopyynnön perään ja tiedustelee asiaa. Jokaiselle opiskelijalle vastaa viranhaltija, joka on käsikirjoitettu etukäteen jollain lailla ongelmallisesti käyttäytyväksi. Opiskelijan täytyy pyrkiä puhelinsoitolla edistämään asiaansa. Puhelinsoiton jälkeen keskustelemme opiskelijoiden kanssa kuluneen tilanteen läpi.

Tässä käsikirjoitetut, todellisuuteen pohjaavat tilanteet.

Tietopyyntö, mikä se on? Asiankäsittelijä tarttuu käsitteisiin. Mikä on tietopyyntö? Mikä on julkisuuslaki? Hän ei ole koskaan kuullutkaan. Tämä on mahdollista, koska kumpaakaan käsitettä ei löydy esimerkiksi laista viranomaisten toiminnan julkisuudesta vaan lähinnä oikeutta käsittelevästä kirjallisuudesta. Viranhaltijalle on epäselvää, mitä oikeastaan halutaan ja millä perusteella. Tietopyytäjän pitää osata asiansa ja valistaa.

Nihkeä viranomainen. Viranomainen vastaa puhelimeen koko olemukseltaan hyvin vastentahtoisesti. Hän kuuntelee sanottavan, mutta haluaa lopettaa puhelun mahdollisimman nopeasti; hän vaatii yksilöimään tietopyyntöä tarkemmin yksittäiseen asiakirjaan. Ongelman lähde on siinä, että viranomaista ei kiinnosta perehtyä asiaan eikä toteuttaa neuvonta-, selonotto- eikä vastausvelvollisuuttaan. Opiskelijan pitää olla tiukkana. Hänen pitäisi muistuttaa viranhaltijaa laista ja velvollisuuksista sekä olla sinnikäs.

Omat ohjeet. Viranomainen toteaa hyvin jämäkästi, ettei tietoa anneta. Opiskelijan pitää kaivella tarkempia perusteluja asialle. Mikäli näin tehdään, paljastuu, että kieltäytyminen perustuu viranomaisessa laadittuun omaan ohjeeseen. Viranomainen voi kieltäytyä antamasta julkisia viranomaisen asiakirjoja vain lakiin pohjautuvin perustein. Viranomaisorganisaation itse laatimat ohjeistukset eivät ole pätevä syy kieltäytyä tietojen antamisesta.

Julkisuus ei ylety yhtiöihin. Viranhaltija kieltäytyy antamasta mitään tietoja, koska tietopyyntö käsittelee asiaa, jossa on yhtenä osapuolena yritys. Viranomainen vetoaa osakeyhtiöluonteeseen. Mutta tietopyyntö koskee viranomaisen asiakirjoja. Vaikka julkisuuslaki ei ulotu yhtiöön, mikäli esimerkiksi kauppoja on tehty kunnan ja yrityksen välillä, niin jotain julkisia asiakirjoja on täytynyt syntyä, esimerkiksi tarjouspyyntöjä tai kuitteja. Lähtökohtaisesti kaikki viranomaisen hallussa olevat yhtiötä koskevat asiakirjat ovat julkisia. Jollei, täytyy kunkin kohdalta tarkemmin perustella. Lisäksi vähintään pitää kertoa, mitä asiakirjoja on olemassa ja antaa niiden nimet tai yleiset luonnehdinnat.

Yrittää ohjata väärään paikkaan. Viranomainen yrittää väestötietoja käsittelevän tietopyytäjän lähettää väestörekisterikeskukseen tai tilastokeskukseen asioimaan.  Mikäli alkujaan toisen viranomaisen tietoja käsitellään päätöksissä ja muussa toiminnassa, voi ne luovuttaa eteenpäin ongelmitta, mikäli niissä ei ole mitään salattavaa.

Viranhaltija lähettää ”jotain”. Viranhaltija on hieman epätietoinen pyynnöstä ja lähettää ”jotain” –  aivan muuta mutta vain hieman aiheeseen liittyvää. Tiedonpyytäjän pitää olla tarkkana ja kysyä, vastaako lähetettävä aineisto kaikkiin tiedontarpeisiin ja kysymyksiin, joita tietopyytäjällä on.

Lähettää vain päätöksen, ei liitteitä. Asiankäsittelijä lupaa lähettää aihetta koskevan päätöksen, mutta siihen liitettyjä muistioita ei halua lähettää, koska uskoo muistioiden olevan sisäisen toiminnan asiakirjoja eikä viranomaisen asiakirjoja. Mutta muistiosta tulee viranomaisen asiakirja, mikäli se liitetään päätökseen liitteenä.

Asiankäsittelijä on lomalla. Tietopyytäjälle vastataan, että asiaa käsittelevä henkilö on lomalla ja palaa vasta kahden kuukauden päästä jäädäkseen eläkkeelle. Mutta tietopyyntöhän ei saisi rajoittua viranhaltijaan. Tietopyytäjä voi muistuttaa tästä seikasta sekä kysyä asian diaarinumeroa sekä diaariotsakkeita ja pyytää että joku muu viranomaisorganisaatiosta lähettäisi asiaan liittyviä asiakirjoja.

Pyydettyä asiakirjaa ei ole olemassa. Viranomainen kertoo, että kyseistä päätöstä ei ole olemassa. Mutta sellainen pitäisi olla. Heitä voi muistuttaa, että laki vaatii tämän asiakirjan olemassaolon, ja tietopyynnön voi tehdä etukäteen: ”lähettäkää asiakirja heti kun se valmistuu ja julkistuu”.

”Onko tämä nyt se Kiminkisen juttu?” Viranhaltija olettaa tietopyynnön liittyvän meneillään olevaan arkaluonteiseen tapaukseen ja uskoo sillä haluttavan vahinkoa jollekulle henkilölle. Tietopyytäjät usein joutuvat tilanteeseen, jossa viranhaltija arvelee, epäilee, olettaa tai luulee tietopyynnön taustoista milloin mitäkin.

Viranomainen tuomitsee tietopyynnön asiattomana. Viranomainen utelee tietopyytäjän henkilöä, taustoja ja motiiveja tietopyynnölle. Pian hän alkaa kuitenkin kritisoimaan tietopyyntöä, kokee sen arkaluonteisena ja aivan tarpeettomana sekä kieltäytyy näillä perustein antamasta tietoa. Tietopyytäjän pitää osata penätä oikeuksiaan ja perustella asiaansa. Tietopyytäjän taustoilla, motiiveilla tai henkilöllä ei ole mitään vaikutusta oikeuteen saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen.

Koska ne sanoi. Asiankäsittelijä ei halua antaa tietoja vedoten yhden osapuolen liikesalaisuuksiin. Tarkemmin kysyttynä ongelman lähde on, että yritys on kieltänyt tietojen antamisen ja määritellyt ne itse salaisiksi. Mutta julkisuuslain mukaan yrittäjä ei voi määritellä liikesalaisuutta.

Avoin data! Tietopyytäjälle ilmoitetaan, että kysytty aineisto on julkaistu avoimena datana, tai on löydyttävissä sieltä! Ongelma on, että kysytyt asiat eivät paljastu avoimesta datasta kuin osittain ja ovat sieltä hankalasti löydyttävissä. Avoin data ei poista tietopyyntöjä.

Kunnanjohtajan määräys. Asianhaltija ilmoittaa, että asiakirja on salainen kunnanjohtajan määräyksellä. Näin ei voi olla, vain lakiin perustuva syy voi salata asian.

Seassa on henkilötietoja. Asiankäsittelijä ilmoittaa, että järjestelmä luokittelee asiakirjan salaiseksi. Mutta tämä ei riitä, pitää perustella lailla. Lisäksi hän ilmoittaa, että seassa on ihan sivullisten henkilötietoja, joten asiakirja on salainen. Tämä ei ole pätevä syy olla antamatta tietoja, henkilötiedot on voitava erotella ja poistaa tai piilottaa julkisesta aineistosta.

Bonukset: Mikäli opiskelija mainitsee kyseessä olevan opiskelija-, tutkija- tai toimittajatausta, viranhaltija kyseenalaistaa heti tietopyynnön oikeutuksen ja tarpeellisuuden sekä kyseenalaistaa soittajan ja tämän taustatahojen etiikan. Vaikka perustuslain mukaan tietopyyntö on jokaisen oikeus ja julkisuuslain mukaan tietopyytäjällä tai tämän tarkoitusperillä ei pitäisi olla mitään vaikutusta pyynnön toteuttamiseksi. Lisäksi viranhaltija käyttäytyy tylysti ja töykeästi, mutta on altis kokemaan oman kohtelunsa töykeänä ja ripittämään tietopyytäjää töykeästä kielestä.

*Kurssiluentojen videotaltiointeja löytyy youtube-kanavaltani.