Osallistuin Nordic Open Knowledge tapahtumaan 2.6. esittelemällä hankettamme ja kertomalla kuntien tietopyyntöongelmista. Esitykseni videostriimi löytyy tämän postauksen lopusta.

Havainnollistaakseni kuntien ongelmia kerroin esityksessäni tekemästämme tietopyynnöstä kuntiin. Kerroin, että sata vastausta kunnista yhä uupuu, kolme viikkoa pyyntöjen lähettämisen jälkeen. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta määrittää helpolle tietopyynnölle enimmäisajaksi kaksi viikkoa (14§, 4. momentti).

Esityksen jälkeen Kuntaliiton erityisasiantuntija Elisa Kettunen otti minuun yhteyttä ja kysyi, voisinko tarkistaa lähettämieni sähköpostien osoitteet vertaamalla niitä Kuntaliiton osoitehakemistoon kuntien virallisista sähköpostiosoitteista.

Tämä oli erittäin tervetullut yhteydenotto, koska se tarjosi yhden keinon selvittää, miksi tietopyyntöihin ei oltu vastattu. Verrattuani osoitteita toisiinsa excelissä, sain tulokseksi tämän:

Lähetimme 300 tietopyyntöä, joista 63 oli lähetetty eri osoitteisiin kuin mitä Kuntaliiton yhteystietoluettelossa mainitaan. Nämä 63 oli pääsääntöisesti lähetetty osoitteeseen kirjaamo@(kunta).fi.

Näistä:

• 37 kpl oli mennyt perille tästä huolimatta ja niihin on vastattu TAI kuitattu (eli olivat menneet kirjaamoon, eivät viralliseen sähköpostiin),
• 3 kpl oli itse poimittu kunnan verkkosivuilta ja ne olivat eri sähköpostiosoitteita (jotain muuta kuin kirjaamo@(kunta).fi), kuin mitä Kuntaliiton luettelossa, ja näihin oli saatu jo vastaukset.
• 1 sähköposti ei ollut mennyt perille, koska kyseisen kunnan verkkosivuilla on yhteystiedoissa väärä sähköpostiosoite.
• Lisäksi 1 kunta oli jäänyt listasta pois, Ahvenanmaa poisluettuna kuntia Suomessa on 301.

Tämän jälkeen jäljellä oli 22kpl Kuntaliiton tiedoista poikkeavaa osoitetta. Niihin käytin E-mail checker -työkalua, joka paljasti, että:

• 3 kpl oli mennyt kirjaamoon, mutta niistä ei ole vastattu. (varmistin tämän soittamalla yhteen näistä kunnista, eli posti oli tullut perille, mutta asia oli vielä kesken),
• loppujen 19 kappaleen kohdalla E-mail checker ilmoitti statukseksi ”Unknown”. Ohjelma antaa näille tuloksille seuraavan selityksen:

” Conclusive verification result cannot be achieved due to mail server configuration or anti-spam measures. See table “Additional Status Codes”.

Eli näihin osoitteisiin lähetimme postia, mutta emme saaneet järjestelmältä vikailmoitusta toimimattomasta sähköpostiosoitteesta.

Näistä:

• 2 kpl ”None”:

“No additional information is available.

This status differs from a TransientNetworkFault as it should not be retried (the result will not change).

There are a few known reasons for this status code for example the target mx record uses Office 365 or a mail provider implementing custom mailbox shutdowns.”

• 2 kpl ”TransientNetworkFault”:

“A temporary network fault occurred during verification. Please try again later.

Verification operations on remote mail servers can sometimes fail for a number of reasons such as loss of network connection, remote servers timing out etc.

One other possible cause of a temporary fault is Grey Listing.

These conditions are usually temporary. Retrying verification at a later time will usually result in a positive response from mail servers.

Please note that setting an infinite retry policy around this status code is inadvisable as there is no way of knowing when the issue will be resolved within the target domain or the grey listing resolved, and this may affect your daily quota.”

• 15 kpl oli “ServerIsCatchAll”:

“The server is configured for catch all and responds to all email verifications with a status of Ok.

Mail servers can be configured with a policy known as Catch All. Catch all redirects any email address sent to a particular domain to a central email box for manual inspection. Catch all configured servers cannot respond to requests for email address verification.”

Eli ilmeisesti näiden 19:n sähköpostin kohdalla väärään osoitteeseen mennyt sähköposti (kuten kirjaamo@(kunta).fi ) ei tule koskaan kenenkään tietoisuuteen. Tämä on erityisen ongelmallista, koska tämän tietopyynnön perusteella lähetettiin näihin kuntiin uudestaan tietopyynnöt (tällä kertaa Kuntaliiton tarjoamiin osoitteisiin),  mutta sähköistä kuittausta ei edelleenkään ole niistä kuulunut kuin yhdestä kunnasta.

Joissain kunnissa siis on toiminnassa automaattinen kuittaus, eli sähköpostijärjestelmä kuittaa automaattisesti lähettäjälle, kun kirjaamo on saanut viestin. Tämä olisi Lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (24.1.2003/13) mukaista toimintaa ( 12§ ). Näiden 301:n tietopyynnön perusteella suurin osa kunnista ei noudata tätä lain pykälää, koska niistä ei tule minkäänlaista kuittausta ennen vastausta tietopyyntöön useita päiviä sen lähettämisen jälkeen.

Eli kertauksena uudet, korjatut tiedot:

• toimivaan kunnan sähköpostiosoitteeseen lähetettiin 280 viestiä, joihin saatiin kolmessa viikossa 200 vastausta. Eli 80 vastausta yhä uupui, ei 100.
• 20 viestiä oli mennyt väärään osoitteeseen, yksi kunnan verkkosivujen osoitevirheen vuoksi ja 19 lähettäjän väärän osoitteen vuoksi, mistä kunnan serveriasetusten vuoksi ei tullut vikailmoitusta.
• Yksi kunta oli jäänyt pois koko kuntalistauksestamme. Pahoittelut Virolahdelle.
• Tänään lähetettiin vielä 21 tietopyyntöä näihin sähköpostiongelmatapauskuntiin, joihin tietopyyntömme ei siis ilmeisesti ole voinut mennä perille aiemmin.

Myöskään se ei ole poissuljettu seikka, etteikö näiden 80 kunnan tapauksessa viesti olisi juuttunut esimerkiksi roskapostisuodattimiin. Yhdessä vastauksessa tietopyyntöömme kerrottiin, että  tietopyyntöön vastannut virkailija poimi tietopyyntömme roskapostikansiostaan. Mutta kuten esityksessäni mainitsin, pureudun tarkemmin tähän tietopyyntöjen analysointiin tuossa juhannuksen aikoihin, kun kuntien virastoissa ollaan lomilla.

Olen toimittanut excell-taulukkoon merkityt poikkeavuudet, ongelmat ja lisätiedot Kuntaliiton Elisa Kettuselle, jota haluan kiittää erittäin hyvästä yhteistyöstä.

Esitykseni videotaltiointi tässä alla, alkaa kohdasta 01:28:28.

http://livestream.com/accounts/2914987/events/4095750/videos/89040807/player?autoPlay=false&height=360&mute=false&width=640