Kansalaisen pikaopas tietopyyntöihin

Lyhyesti: Sinulla on oikeus pyytää viranomaiselta heidän toimintaansa liittyvää asiakirjaa tai tietoa. Viranomaisella on velvollisuus vastata ja neuvoa asiassa sekä perustella kattavasti, jos ei tietoa anna.

Ja sitten vähän pitemmin:

Suomen perustuslain 12. pykälän toinen kappale (momentti) kuuluu näin:

Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.

Sinulla on siis oikeus viranomaisen tietoihin. Onko asuinpaikkakunnallasi meneillään jotain, mistä haluaisit tietää enemmän? Sinulla on oikeus pyytää viranomaisen tietoja asiaan liittyen, kuten kuitteja, selvityksiä ja päätöksiä. Oikeus viranomaistietoon on toimivan demokratian perusosa. Osallistuvan, aktiivisen kansalaisen edellytys on mahdollisuus tutkia, pohtia, jakaa ja keskustella viranomaistiedoista.

On kuitenkin tärkeä ymmärtää, että oikeus viranomaistietoihin koskee olemassaolevaa viranomaisaineistoa. Esimerkiksi viranomainen ei ole velvollinen kertomaan mielipidettä, arviota tai ennustetta, ellei sitä ole mainittu jossain viranomaisen asiakirjassa pyynnöstä riippumatta. Viranomaisen ei tarvitse laatia uutta tietoaineistoa pyynnöstä.

Tarkemmin viranomaistietojen julkisuudesta ja luovutuksesta määrätään julkisuuslaissa, mutta asiaan liittyy myös lukuisia muita lakeja, kuten hallintolaki, henkilötietolaki ja kuntalaki. Mutta sinun ei tarvitse näistä tietää. Ne ovat kyllä selkeää suomea ja niiden lukemisesta on varmasti hyötyä, esimerkiksi julkisuuslain 24§ sisältää valtaosan tiedon salausperusteista. Mutta lainsäädäntö toimii siten, että sinulla on oikeus kysyä ja viranomaisen velvollisuus on puolestaan hallita lainsäädäntö ja aiheeseen liittyvät pykälät.

Tiedon pyytäminen menee lyhykäisyydessään näin:

1. Voit lähestyä viranomaista haluamallasi tavalla ja pyytää haluamaasi tietoa haluamassasi muodossa. Sähköpostipyyntö kannattaa lähettää viranomaisen kirjaamoon, tosin pienemmissä kunnissa asioidaan usein suoraan vastaavan virkamiehen kanssa.

2. Viranomaisen on vastattava sinulle muutaman päivän sisällä (tämän määrittää perustuslakiin pohjautuvat hyvän hallinnon perusteet). Sinulla on oikeus tietää muun muassa:

  1. kuka asiaasi käsittelee,
  2. millaista tietoa sinun on mahdollista saada,
  3. koska voit odottaa saavasi pyytämäsi tiedot,
  4. sisältyykö tiedonluovutukseen mahdollisesti jotain maksuja.

3. Pyyntösi pitää olla julkisuuslain mukaan riittävästi yksilöity, jotta viranomainen voi toteuttaa pyynnön. Eli viranomaisen on ymmärrettävä, mitä tietoa pyydät ja mistä asiakirjasta se mahdollisesti löytyy. Mutta tarkasti ei sinun tarvitse tätä tietää, vaan on viranomaisen velvollisuus neuvoa tiedon yksilöinnissä. Jos pyytämäsi tieto on yksinkertainen ja mahdollista antaa välittömästi, niin tieto on lain mukaan annettava ”viivytyksettä”. Mikäli sitä pitää vähän arkistoista kaivella, on vastausaikaa tiedonluovutuksella 14 vuorokautta. Jos pyydät hyvin monimutkaisia, voi tiedonluovutusaika venyä kuukauteen.

4. Mikäli et ole tyytyväinen viranomaisen luovuttamiin tietoihin tai toimintaan tiedonluovutuksen aikana, on sinulla mahdollisuuksia kannella ja valittaa:

  1. Mikäli viranomainen on menetellyt väärin, esimerkiksi toiminut kohtuuttoman hitaasti tai kieltäytyy tekemästä päätöstä tiedon luovuttamattomuudesta, niin voit kannella esimerkiksi aluehallintovirastolle, hallinto-oikeudelle tai ylemmille laillisuusvalvojille (valtioneuvoston oikeuskansleri, eduskunnan oikeusasiamies).
  2. Mikäli olet saanut pyytämästäsi tiedosta kielteisen päätöksen (sinulla on siis virallinen dokumentti jossa on perusteltu lain pykälillä asia ja jossa on tarvittavat numerot ja virkamiesten nimet alla), niin voit valittaa asiasta hallinto-oikeuteen. Se tavallisimmin joko hylkää valituksen tai kumoaa päätöksen ja palauttaa asian uudelleen ratkaistavaksi viranomaiseen.

KAKSI VAROITUSTA!

1. Tiedon julkisuus ja julkistaminen ovat kaksi eri asiaa! Voit saada tietopyynnöllä asiakirjan, joka on julkinen mutta jota ei saa julkisesti levitellä. Esimerkiksi oikeuden asiakirjat, joista selviää tietyn henkilön syyllistyminen näpistykseen. Mikäli tällaisen asiakirjan jakaa vaikkapa sosiaalisessa mediassa siten että henkilö on tunnistettavissa, syyllistyy yksityiselämää loukkaavaan tiedon levittämiseen (rikoslaki, 24. luku, 8§). Vaikka tieto on totta, on sen yhteiskunnallinen merkitys vähäpätöinen mutta kuitenkin yksilöä loukkaava ja siksi väärin levittää. Samoin saamassasi asiakirjassa voi olla vaikkapa henkilötietoja ja tekijänoikeustietoja, joiden laajamittainen levittely voi olla rangaistavaa.

2. Viranomaisilla on lukuisia ongelmia tietopyyntöihin vastaamisessa ja lukuisat ovat myös syyt niihin. Viranomainen voi siis tehdä monenlaisia virheitä, esimerkiksi luovuttaa vahingossa salattavaa tietoa, olla luovuttamatta julkista tietoa tai laskuttaa perusteetta. Erityisesti tuo kolmas seikka on tärkeä tiedostaa: tietopyynnöt ovat lähtökohtaisesti ilmaisia, mutta viranomaisilla on oikeus vaatia maksu tietyissä tapauksissa – mutta ehdottomasti ei aina ja kaikissa tapauksissa. Maksuperusteet on oltava tietopyytäjällä selvillä etukäteen ja ennen kuin niitä vaativa työ tehdään.

KAKSI TOIVOMUSTA!

1. Sinulla on lain suoma oikeus pyytää viranomaisilta sinua kiinnostavaa tietoa, työskenteleväthän he SINUN VERORAHOILLASI. Mutta sama toimii myös toisin päin: virkamies käyttää työaikaansa (ja MINUN verorahoja) painiessaan pyyntösi kanssa. Tästä syystä pyytäisin

  1. etsimään tietoa ensin muista lähteistä (esim. Google), sekä
  2. pohtimaan mahdollisimman tarkkaan etukäteen, mitä itse asiassa pyydät. Kaikista helpointa ja nopeinta on jos pystyt nimeämään tietyn asiakirjan. Ensimmäiseksi voi vaikkapa tutustua tai pyytää luetteloa asiakirjoista. Tällaisia ovat esimerkiksi diaari (yleinen lähtevän ja saapuvan postin asiakirjaluettelo) tai muu yleisrekisteri tai vaikkapa arkistonmuodostussuunnitelma, josta näkee minkälaisia asiakirjoja säilytetään ja miten kauan sekä muuta vastaavaa taustatietoa.

2. Ole kohtelias ja ystävällinen. Tiedonhankinta on tutkitusti ärsyttävää ja rasittavaa puuhaa. Sinulla on oikeus pyytää ja virkamiehellä on velvollisuus vastata – tästä syystä tietopyytäjät ovat usein melko kärkkäitä ja aggressiivisen oloisiakin. Mutta siitä huolimatta kyse on aina siitä, että virkamies joutuu keskeyttämään muut työnsä sinun asiasi hoitamiseksi. Langan päässä oleva virkamies voi tästä syystä olla haluton ja tuskastunut pyyntöösi jo näin lähtökohtaisesti. Itse olemme pyrkineet olemaan viestinnässämme neutraaleja ja asiallisia sekä höystäneet viestejämme otteilla laeista. Jännästi juuri tällainen virallinen viestintätapa on monen virkamiehen näkökulmasta ahdistava ja uhkaava! Paras pyyntötapa lieneekin siis napakka mutta ystävällinen tervehdyksineen ja iloisine toivotuksineen viestin tai puhelinkeskustelun lopuksi.

Lisätietoa:

  • Mikäli sinulla on aiheesta kysyttävää tai sinulla on tietopyyntöihin liittyvä ongelma, voit ottaa meihin yhteyttä!
  • Tietopyynto.fi on suomalaisten avoimen tiedon aktivistien tekemä palvelu, jonka kautta voi lähettää tietopyyntöjä eri viranomaisille. Sen etuja ovat valmiit pohjat ja valinnat, mahdollisuus lähettää nimettömiä pyyntöjä sekä se, että tulokset tulevat kaiken kansan nähtäville tuolle sivustolle. Huonot puolet palvelussa ovat, että usein tietopyyntö sujuu jouhevimmin puhelimitse tai kasvokkain vuorovaikutuksessa, jolloin tietopyyntöön mahdollisesti liittyvät ongelmat tulee sumplittua sujuvasti. Lisäksi mikäli kysyt salattavia tietoja tai muita arkaluonteisia asioita esimerkiksi asianosaisena, et sinä saati viranomainen halua levittää niitä julkisen palvelun kautta.
  • Tietopyyntö on keskusteluryhmä Facebookissa. Siellä voit esittää kysymyksiä ja pyytää neuvoja sekä nähdä muiden jakamia uutisia ja esimerkkitapauksia.

Viikoittaiset julkisuusuutiset 1/2016

Retro reporter working late and smoking

Työkseni ja harrastuneisuuttani tarkastelen tietopyyntöihin ja julkisuusperiaatteeseen liittyviä ilmiöitä ja seuraan niistä käytävää keskustelua. Koska teen tämän eteen paljon työtä, julkaisen viikoittain koonnoksen käydystä keskustelusta.

Viikoittaiset julkisuusuutiset löydät sivustolta:

https://julkisuusuutiset.net/

Mediajulkisuutta kuntien tietopyyntöongelmille

STT:n toimittaja haastatteli meitä ja tältä pohjalta tehty juttu on julkaistu useammassa mediassa.

Toimittajan tekemä otsikko ”Kunnat piilottelevat edelleen julkisia tietoja” on raflaava ja yleistävä, mutta yleistäen näin on. Julkisiin tietoihin on usein laittoman hankalaa päästä kiinni (kirjaimellisesti), ja syitä on useita.

Tässä linkkejä julkaistuihin juttuihin:

Mikäli mietit, miten oma kuntasi on meille vastannut, voit tarkistaa tilanteen tästä taulukosta:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rzlDSyQpva-LmbtV-LlNENsVScfoxU79KEkN6Jyid4U/edit#gid=0

Meitä auttaisi, mikäli saisimme vastauksen kaikista kunnista:

  1. vastauksen tähän tietopyyntöön sekä
  2. miksi meille ei vastattu.

Tämän jälkeen kirjoitamme edellä mainittuun taulukkoon merkinnän SELVITETTY.

Parhaillaan työstämme loppuraporttia, josta selviää nyt uutisoituja tietoja mielenkiintoisempia havaintoja – kuten esimerkiksi selityksiä sille, mistä syistä kuntien vastaamattomuus tietopyyntöihin johtuu!

Uutisjutut ovat suppeita – niissä asioita kärjistetään, yksinkertaistetaan ja yleistetään. Mikäli sinulla on kysyttävää, palautetta yms., ota yhteyttä!

Aleksi Kosken esitys Korruptionvastaisessa päivässä 9.12.

korruptio.jpg

Projektitutkija Aleksi Koski vieraili puhumassa lyhyesti Oikeusministeriön ja Transparency International Suomi ry:n järjestämässä Korruptionvastaisessa päivässä. 9.12. (päivän ohjelma)

Slideshare:

Esitys Korruptionvastaisessa päivässä 9.12.2015 from Aleksi Koski

Tietopyyntöongelmat Korruptionvastaisessa päivässä

9.12. on yleisölle avoin korruptionvastaisen päivän tapahtuma Helsingissä. Esittelen siellä lyhyesti kuntien ongelmia ja kehitysalueita liittyen tietopyyntöihin ja kuntien hallinnon avoimuuteen. Esityksen jälkeen julkaisen esityssisällön Slidesharessa.

Tule paikalle kuuntelemaan! Mielenkiintoinen ohjelma kuntien hallinnosta ja avoimuudesta kiinnostuneille.

 

Salatusta asiakirjastakin otsake on yleensä julkinen

palautehki

Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Niitä voidaan salata vain laista löytyvin perustein. Tällöinkin useimmissa pykälän 24 salaamisen oikeuttavissa lainkohdissa on kyse osittaisesta salauksesta.

10§ Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjasta. Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.

Yleisesti ottaen salaaminen hoidetaan siten, että salattava tieto asiakirjasta poistetaan ja muu asiakirja luovutetaan tietoa pyytäneelle. Täysin salattavastakin asiakirjasta pitäisi kertoa kysyttäessä, että mitä se koskee, 10§ rajoissa. Näin mielestäni toteutuu juuri viranomaisten toiminnan julkisuus: tietoa pyytävä saa selville suurin piirtein minkä parissa viranomainen puuhastelee, vaikkei tarkkoja asiakirjatietoja saakaan.

Erityisesti diaarin tai muun asianhallintajärjestelmän merkinnät ovat julkisia, koska niiden avulla kansalaiset voivat seurata ja yksilöidä helpommin heitä kiinnostavia asiakirjoja. Tiedonhankinta ja pyytäminen helpottuvat. Vain niissä harvinaisissa tapauksissa, kun jo tieto itsessään asiakirjan olemassaolosta on salattava tieto, on sen otsakekin syytä salata. Esimerkiksi mikäli jossain henkilörekisterissä on henkilön kohdalla asiakirja sosiaalipalvelun asiakkuudesta jne.

Näistä syistä lähetin Helsingin kaupungille seuraavankaltaisen kehitysehdotuksen:

Palaute: Salassa pidettävistä liitteistä otsake nettiin pöytäkirjoihin ym.

04.12.2015 10:13.12 – Aleksi Koski

Hei,

teillä on sivuillanne kaupunginvaltuuston esityslistat ja pöytäkirjat.

Uusimmassa kokouksessa on kohta 6., Takauksen myöntäminen Oy Apotti AB:lle. Siinä on mainittu hyvin liitteet ja että liite kaksi on salassa pidettävä ja mikä on salausperuste. Tämä on oikein mallikkaasti hoidettu muuten, mutta yleensä salassa pidettävää asiakirjassa on vain osa, ja yleensä tiedon saa salassa pidettävästäkin asiakirjasta sen aiheesta eli mikä on otsake.

Nyt toimittajan piti erikseen laittaa teille tietopyyntö, että sai selville salassa pidettävän asiakirjan aiheen. Se on ”Oy Apotti Ab – Apotti-hankkeen kustannusten erittely tilaajittain, arvio 2016–2025”. Mielestäni tämän tiedon olisi voinut laittaa tuolle sivulle, ja siihen perään sitten tuo ”salassa pidettävä” ja mikä on salausperuste. Säästyisi ylimääräistä työtä kaikilta, niin toimittajilta kuin teiltäkin Helsingin kaupungilla.

http://www.hel.fi/www/helsinki/fi/kaupunki-ja-hallinto/paatoksenteko/kaupunginvaltuusto/esityslistat/asiakirja?year=2015&ls=11&doc=Kanslia_2015-12-02_Kvsto_20_El

Muutoin helppo ja mukava lukea pöytäkirjojanne, kiitos siitä!

Helsingin asianhallintajärjestelmä poikkeaa edukseen muista

Lähetimme tietopyynnön kaikkiin Manner-Suomen kuntiin. Näiden vastauksista Helsinki eroaa muista muutamalla tavalla.

Kaupungin tietojärjestelmästä tuli välittömästi kirjausilmoitus. Vastaavaa ei tässä laajuudessa ollut millään muulla kunnalla – vain kolmannes kunnista kuittaa, suurin osa yhdellä lauseella ja vain harva kertoo esimerkiksi missä tai kuka asiaa käsittelee. Helsingin kirjausilmoituksessa kerrottiin, että:

  • ”kirjeenne on toimitettu asian valmistelua varten”,
  • asian kirjaamisnumero (diaarinumero)
  • huomautus, että nimeni ja yhteystietoni on nyt rekisteröity kaupungin asianhallintajärjestelmään
  • linkki asianhallintajärjestelmän rekisteriselosteeseen
  • kuinka voin tiedustella asian käsittelyvaiheita
  • kuka on asian valmistelija sekä tämän yhteystiedot

Kaupunki vastasi vain päivän kuluttua. Tämä oli Suomen suurimmista kaupungeista selvästi nopeinta toimintaa ja valtakunnallisestikin 28 parhaan joukossa. Helsingin ripeyden edelle menevät vain pienet kunnat, joissa parhaimmillaan kunnanjohtaja vastasi tietopyyntöömme jo samana iltapäivänä.

Pyysimme kolmea edellistä Helsingin kirjaamoon tullutta tietopyyntöä. Kaksi ensimmäistä koski sosiaali- ja terveysasioita, jotka olivat lainkohdin perustellen ilmoitettu salassa pidettäviksi, mikä on täysin oikein toimittu. Kolmas tietopyyntö oli julkinen tietopyyntö, josta saimme diaaritulosteen.

Diaarituloste oli erityisen mielenkiintoinen, koska se paljastaa Helsingin kaupungin asianhallintajärjestelmän taipuvan tietopyyntöjen hoitamiseen paremmin kuin monen muun kunnan järjestelmät. Diaaritulosteesta ilmeni mm. seuraavat seikat:

  • Diaaritulosteen päiväys
  • Diaarimerkinnän tunnus
  • Merkinnän avauspäivämäärä (kirjauspäivämäärä)
  • Otsikko (diaarimerkintä on julkinen tieto)
  • Kuvaus: aavistuksen otsikkoa laajempi kuvaus aiheesta, tässä tapauksessa, keille tietopyyntö oli suunnattu
  • Vireilletulo-organisaatio: missä päin virastoja asiaa oikeastaan käsitellään
  • Valmistelija: asiankäsittelijä nimeltä mainittuna
  • Julkisuusluokka: julkinen
  • Salassapidon peruste: mikäli julkisuusluokka olisi joku muu, tässä lukisi heti peruste, jonka voisi välittömästi tietopyytäjälle antaa ilman ajantuhlausta asian pohtimiseen. Seikka merkitään diaariin siis jo kirjausvaiheessa!
  • Salassapitoaika: jälleen olennainen tieto selvästi näkyvillä diaarissa
  • Henkilötietoja: Sisältää henkilötietoja. Tämä seikka on myös erityisen tärkeä tietopyynnön ratkaisemisessa – kun asia on jo diaaritietoon merkitty, voidaan henkilötietoja sisältämättömät asiakirjat antaa heti sen kummemmin miettimättä. Henkilötietoja sisältävät kiinnittävät heti tiedon luovuttajan huomion ja hän osaa huomioida tiedot asiankäsittelyssä.
  • Määräaika
  • Asian tila: vireillä
  • Ratkaisupäivämäärä
  • Säilytysaika: Pysyvä Merkittävä tieto ja varmasti helpottaa asiakirjojen hallintaa, jos väliaikaisesti voimassa olevaan asiakirjaan voi merkitä voimassaoloajan jo kirjausvaiheessa. Erityisesti, jos järjestelmä toimii tältä osin sitten automaattisesti!
  • Saapuneet asiakirjat: tästä näkyi, että kirjaamoon oli toimitettu itse tietopyyntö ja sen saate. Lähettäjä oli peitetty. Mikäli olisimme halunneet näitä, olisimme siis voineet niitä pyytää. Tämä kuitenkin pieni miinus Helsingin kirjaamolle – henkilötiedot itsessään eivät ole salattavaa tietoa, eikä ole oikein perusteita sille, miksi tietopyynnön lähettäjän tiedot piti meiltä peittää.

Yhteenveto: monessa kunnassa ongelmia tietopyyntöihin vastaamisessa tuo se, että vasta tietopyyntöön vastatessa aletaan pohtia, sisältääkö asiakirja henkilötietoja tai salassa pidettäviä seikkoja. Mikäli nämä yksityiskohdat merkitään diaaritietoihin jo kirjaamisen yhteydessä asian ollessa ajankohtainen, säästää se paljon aikaa, vaivaa ja mahdollisia virheitä, kun asia otetaan esille tietopyyntöön vastaamista varten. Helsingin kirjaamon ripeys ja asianhallintajärjestelmän metatietojen laajuus vaikuttaisivat antavan hyvän pohjan tietopyyntöjen tekemiselle ja niihin vastaamiseen kustannustehokkaasti.