Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Niitä voidaan salata vain laista löytyvin perustein. Tällöinkin useimmissa pykälän 24 salaamisen oikeuttavissa lainkohdissa on kyse osittaisesta salauksesta.
10§ Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjasta. Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.
Yleisesti ottaen salaaminen hoidetaan siten, että salattava tieto asiakirjasta poistetaan ja muu asiakirja luovutetaan tietoa pyytäneelle. Täysin salattavastakin asiakirjasta pitäisi kertoa kysyttäessä, että mitä se koskee, 10§ rajoissa. Näin mielestäni toteutuu juuri viranomaisten toiminnan julkisuus: tietoa pyytävä saa selville suurin piirtein minkä parissa viranomainen puuhastelee, vaikkei tarkkoja asiakirjatietoja saakaan.
Erityisesti diaarin tai muun asianhallintajärjestelmän merkinnät ovat julkisia, koska niiden avulla kansalaiset voivat seurata ja yksilöidä helpommin heitä kiinnostavia asiakirjoja. Tiedonhankinta ja pyytäminen helpottuvat. Vain niissä harvinaisissa tapauksissa, kun jo tieto itsessään asiakirjan olemassaolosta on salattava tieto, on sen otsakekin syytä salata. Esimerkiksi mikäli jossain henkilörekisterissä on henkilön kohdalla asiakirja sosiaalipalvelun asiakkuudesta jne.
Näistä syistä lähetin Helsingin kaupungille seuraavankaltaisen kehitysehdotuksen:
Palaute: Salassa pidettävistä liitteistä otsake nettiin pöytäkirjoihin ym.
04.12.2015 10:13.12 – Aleksi Koski
Hei,
teillä on sivuillanne kaupunginvaltuuston esityslistat ja pöytäkirjat.
Uusimmassa kokouksessa on kohta 6., Takauksen myöntäminen Oy Apotti AB:lle. Siinä on mainittu hyvin liitteet ja että liite kaksi on salassa pidettävä ja mikä on salausperuste. Tämä on oikein mallikkaasti hoidettu muuten, mutta yleensä salassa pidettävää asiakirjassa on vain osa, ja yleensä tiedon saa salassa pidettävästäkin asiakirjasta sen aiheesta eli mikä on otsake.
Nyt toimittajan piti erikseen laittaa teille tietopyyntö, että sai selville salassa pidettävän asiakirjan aiheen. Se on ”Oy Apotti Ab – Apotti-hankkeen kustannusten erittely tilaajittain, arvio 2016–2025”. Mielestäni tämän tiedon olisi voinut laittaa tuolle sivulle, ja siihen perään sitten tuo ”salassa pidettävä” ja mikä on salausperuste. Säästyisi ylimääräistä työtä kaikilta, niin toimittajilta kuin teiltäkin Helsingin kaupungilla.
Muutoin helppo ja mukava lukea pöytäkirjojanne, kiitos siitä!
Kuntien tietopyyntöongelmat 