Hankalat viranhaltijat opiskelijoiden päänvaivana

Nuorissa on tulevaisuus! Turun ammattikorkeakoulun toimittajaopiskelijoiden toimittamassa TutkaPro -verkkolehdessä on meneillään hyvä ja asiallinen juttusarja julkisuuslaista. Uusimmassa jutussa kirjoitetaan:

Helsingin hallinto-oikeuden tuomarin Taina Pyysaaren mukaan viranomainen tuntee lain, mutta puutteitakin on. Esimerkiksi hallinto-oikeudessa käsiteltävät tapaukset, jotka liittyvät asiakirjajulkisuuteen ratkeavat usein siten, että viranomaisen tekemä päätös muuttuu.

”Niissä julkisuuslakitapauksissa jotka meille tulee, niin viranomaisen päätöksiä kyllä kumotaan. Hallinto-oikeuden näkökulma on, että ne ovat enemmän julkisia kuin viranomainen on arvioinut. Että kyllä se jotain osviittaa siihen antaa”, Pyysaari sanoo.

Hallinto-oikeus toki näkee vain tapaukset, joissa on riitaannuttu.

Erilaisten viranomaisten ja asiankäsittelijöiden tilanteiden erikoinen tulkinta ja muu tietopyyntöjä hankaloittava käyttäytyminen on meille tuttua. Vaan tietopyyntöjä harvemmin tai koskaan tekevälle ne voivat olla uusia ja outoja.

Tällä hetkellä Jyväskylän yliopistossa on meneillään viestintätieteiden laitoksen opiskelijoille vapaavalintainen kurssi Julkisuuslaki ja tietopyynnöt*.

Jotta koko kurssi ei olisi silkkaa luennointia, elävöitetään sitä (ja herätellään opiskelijoita) osallistuvalla, näytelmäpohjaisella harjoitteella:

Luentotilan edessä on kaksi tuolia, joista toisella istuu allekirjoittanut esittäen kunnallista viranhaltijaa, pikkutakki päällä. Opiskelija istuu toiselle penkille, molemmilla on puhelimet. Tilanteessa opiskelija on lähettänyt tietopyynnön kuntaan, mutta mitään ei ole kuulunut viikkoon. Opiskelija soittaa tietopyynnön perään ja tiedustelee asiaa. Jokaiselle opiskelijalle vastaa viranhaltija, joka on käsikirjoitettu etukäteen jollain lailla ongelmallisesti käyttäytyväksi. Opiskelijan täytyy pyrkiä puhelinsoitolla edistämään asiaansa. Puhelinsoiton jälkeen keskustelemme opiskelijoiden kanssa kuluneen tilanteen läpi.

Tässä käsikirjoitetut, todellisuuteen pohjaavat tilanteet.

Tietopyyntö, mikä se on? Asiankäsittelijä tarttuu käsitteisiin. Mikä on tietopyyntö? Mikä on julkisuuslaki? Hän ei ole koskaan kuullutkaan. Tämä on mahdollista, koska kumpaakaan käsitettä ei löydy esimerkiksi laista viranomaisten toiminnan julkisuudesta vaan lähinnä oikeutta käsittelevästä kirjallisuudesta. Viranhaltijalle on epäselvää, mitä oikeastaan halutaan ja millä perusteella. Tietopyytäjän pitää osata asiansa ja valistaa.

Nihkeä viranomainen. Viranomainen vastaa puhelimeen koko olemukseltaan hyvin vastentahtoisesti. Hän kuuntelee sanottavan, mutta haluaa lopettaa puhelun mahdollisimman nopeasti; hän vaatii yksilöimään tietopyyntöä tarkemmin yksittäiseen asiakirjaan. Ongelman lähde on siinä, että viranomaista ei kiinnosta perehtyä asiaan eikä toteuttaa neuvonta-, selonotto- eikä vastausvelvollisuuttaan. Opiskelijan pitää olla tiukkana. Hänen pitäisi muistuttaa viranhaltijaa laista ja velvollisuuksista sekä olla sinnikäs.

Omat ohjeet. Viranomainen toteaa hyvin jämäkästi, ettei tietoa anneta. Opiskelijan pitää kaivella tarkempia perusteluja asialle. Mikäli näin tehdään, paljastuu, että kieltäytyminen perustuu viranomaisessa laadittuun omaan ohjeeseen. Viranomainen voi kieltäytyä antamasta julkisia viranomaisen asiakirjoja vain lakiin pohjautuvin perustein. Viranomaisorganisaation itse laatimat ohjeistukset eivät ole pätevä syy kieltäytyä tietojen antamisesta.

Julkisuus ei ylety yhtiöihin. Viranhaltija kieltäytyy antamasta mitään tietoja, koska tietopyyntö käsittelee asiaa, jossa on yhtenä osapuolena yritys. Viranomainen vetoaa osakeyhtiöluonteeseen. Mutta tietopyyntö koskee viranomaisen asiakirjoja. Vaikka julkisuuslaki ei ulotu yhtiöön, mikäli esimerkiksi kauppoja on tehty kunnan ja yrityksen välillä, niin jotain julkisia asiakirjoja on täytynyt syntyä, esimerkiksi tarjouspyyntöjä tai kuitteja. Lähtökohtaisesti kaikki viranomaisen hallussa olevat yhtiötä koskevat asiakirjat ovat julkisia. Jollei, täytyy kunkin kohdalta tarkemmin perustella. Lisäksi vähintään pitää kertoa, mitä asiakirjoja on olemassa ja antaa niiden nimet tai yleiset luonnehdinnat.

Yrittää ohjata väärään paikkaan. Viranomainen yrittää väestötietoja käsittelevän tietopyytäjän lähettää väestörekisterikeskukseen tai tilastokeskukseen asioimaan.  Mikäli alkujaan toisen viranomaisen tietoja käsitellään päätöksissä ja muussa toiminnassa, voi ne luovuttaa eteenpäin ongelmitta, mikäli niissä ei ole mitään salattavaa.

Viranhaltija lähettää ”jotain”. Viranhaltija on hieman epätietoinen pyynnöstä ja lähettää ”jotain” –  aivan muuta mutta vain hieman aiheeseen liittyvää. Tiedonpyytäjän pitää olla tarkkana ja kysyä, vastaako lähetettävä aineisto kaikkiin tiedontarpeisiin ja kysymyksiin, joita tietopyytäjällä on.

Lähettää vain päätöksen, ei liitteitä. Asiankäsittelijä lupaa lähettää aihetta koskevan päätöksen, mutta siihen liitettyjä muistioita ei halua lähettää, koska uskoo muistioiden olevan sisäisen toiminnan asiakirjoja eikä viranomaisen asiakirjoja. Mutta muistiosta tulee viranomaisen asiakirja, mikäli se liitetään päätökseen liitteenä.

Asiankäsittelijä on lomalla. Tietopyytäjälle vastataan, että asiaa käsittelevä henkilö on lomalla ja palaa vasta kahden kuukauden päästä jäädäkseen eläkkeelle. Mutta tietopyyntöhän ei saisi rajoittua viranhaltijaan. Tietopyytäjä voi muistuttaa tästä seikasta sekä kysyä asian diaarinumeroa sekä diaariotsakkeita ja pyytää että joku muu viranomaisorganisaatiosta lähettäisi asiaan liittyviä asiakirjoja.

Pyydettyä asiakirjaa ei ole olemassa. Viranomainen kertoo, että kyseistä päätöstä ei ole olemassa. Mutta sellainen pitäisi olla. Heitä voi muistuttaa, että laki vaatii tämän asiakirjan olemassaolon, ja tietopyynnön voi tehdä etukäteen: ”lähettäkää asiakirja heti kun se valmistuu ja julkistuu”.

”Onko tämä nyt se Kiminkisen juttu?” Viranhaltija olettaa tietopyynnön liittyvän meneillään olevaan arkaluonteiseen tapaukseen ja uskoo sillä haluttavan vahinkoa jollekulle henkilölle. Tietopyytäjät usein joutuvat tilanteeseen, jossa viranhaltija arvelee, epäilee, olettaa tai luulee tietopyynnön taustoista milloin mitäkin.

Viranomainen tuomitsee tietopyynnön asiattomana. Viranomainen utelee tietopyytäjän henkilöä, taustoja ja motiiveja tietopyynnölle. Pian hän alkaa kuitenkin kritisoimaan tietopyyntöä, kokee sen arkaluonteisena ja aivan tarpeettomana sekä kieltäytyy näillä perustein antamasta tietoa. Tietopyytäjän pitää osata penätä oikeuksiaan ja perustella asiaansa. Tietopyytäjän taustoilla, motiiveilla tai henkilöllä ei ole mitään vaikutusta oikeuteen saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen.

Koska ne sanoi. Asiankäsittelijä ei halua antaa tietoja vedoten yhden osapuolen liikesalaisuuksiin. Tarkemmin kysyttynä ongelman lähde on, että yritys on kieltänyt tietojen antamisen ja määritellyt ne itse salaisiksi. Mutta julkisuuslain mukaan yrittäjä ei voi määritellä liikesalaisuutta.

Avoin data! Tietopyytäjälle ilmoitetaan, että kysytty aineisto on julkaistu avoimena datana, tai on löydyttävissä sieltä! Ongelma on, että kysytyt asiat eivät paljastu avoimesta datasta kuin osittain ja ovat sieltä hankalasti löydyttävissä. Avoin data ei poista tietopyyntöjä.

Kunnanjohtajan määräys. Asianhaltija ilmoittaa, että asiakirja on salainen kunnanjohtajan määräyksellä. Näin ei voi olla, vain lakiin perustuva syy voi salata asian.

Seassa on henkilötietoja. Asiankäsittelijä ilmoittaa, että järjestelmä luokittelee asiakirjan salaiseksi. Mutta tämä ei riitä, pitää perustella lailla. Lisäksi hän ilmoittaa, että seassa on ihan sivullisten henkilötietoja, joten asiakirja on salainen. Tämä ei ole pätevä syy olla antamatta tietoja, henkilötiedot on voitava erotella ja poistaa tai piilottaa julkisesta aineistosta.

Bonukset: Mikäli opiskelija mainitsee kyseessä olevan opiskelija-, tutkija- tai toimittajatausta, viranhaltija kyseenalaistaa heti tietopyynnön oikeutuksen ja tarpeellisuuden sekä kyseenalaistaa soittajan ja tämän taustatahojen etiikan. Vaikka perustuslain mukaan tietopyyntö on jokaisen oikeus ja julkisuuslain mukaan tietopyytäjällä tai tämän tarkoitusperillä ei pitäisi olla mitään vaikutusta pyynnön toteuttamiseksi. Lisäksi viranhaltija käyttäytyy tylysti ja töykeästi, mutta on altis kokemaan oman kohtelunsa töykeänä ja ripittämään tietopyytäjää töykeästä kielestä.

*Kurssiluentojen videotaltiointeja löytyy youtube-kanavaltani.

Tietopyyntöjä ei liiemmin ohjeisteta

Tietopyyntöihin vastaamista ohjeistetaan kunnissa vaihtelevasti. Valtaosalla tietopyyntöömme vastanneista kunnista ei ole minkäänlaista erillistä ohjeistusta tietopyyntöihin vastaamiseksi. Joissakin kunnissa ohjeistuksen kerrottiin olevan vasta tekeillä tai päivitettävänä.

Ohjeistuksen sijasta tietopyyntöihin vastaamisessa sovelletaan julkisuuslakia, henkilötietolakia, lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa tai hyvää hallintomenettelyä. Vastaamisvelvoite tietopyyntöihin on saatettu kuitata ”kuntia koskevina säännöksinä”.

Ohjeistusten puuttumista perusteltiin niiden käytännön tarpeettomuudella. Kunnalle osoitettuja tietopyyntöjä on vähän tai ne jopa puuttuvat kokonaan. Moni vastaajista ilmoitti luovutuskäytäntöjensä silti toimivan. Kunnan toiminta tietopyynnöissä kiteytettiin ”mahdollisimman pikaiseksi vastaamiseksi joko sähköpostitse tai postin välityksellä”.

Toiseksi perusteluksi ohjeistusten puuttumiselle kerrottiin lainsäädäntö. Sen todettiin ohjaavan viranomaisen toimintojen julkisuutta ja velvollisuutta vastata tietopyyntöihin niin tiukasti, ettei ohjeistuksiin ole erillistä tarvetta.

Julkisuusperiaatetta korostavat ohjeet on usein kirjattu omiksi pykälikseen kuntien hallintosääntöihin. Ohjeistusta voi sisältyä myös asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toiminta- tai tiedotusohjeisiin. Lisäksi on erilaisia ohjeita mm. lomakkeiden täyttöön. Tietoturva- ja tietosuojaohjeissa on kerrottu siitä, missä tapauksessa julkisia henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaille. Osa vastanneista kunnista mainitsi tietojen luovuttamisessa ohjenuorakseen Kuntaliiton ohjeistuksen.

Ohjeistuksissa siteeratut lain velvoitteet liittyvät useimmiten asiakirjasta antamisesta päättämiseen. Tällaisia mainintoja ovat esimerkiksi ”Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu” tai ”Asia on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.” Joissakin kunnissa vastaaminen perustuu ”esimiehen ohjeistukseen.” Ohjeissa onkin usein mainittu julkisuuslakiin sisältyvä oikeus luovutusratkaisun tekemisestä kunnan sisällä.

Varsinkaan pienemmillä kunnilla ei ole keskitettyä tietohallintoa, vaan tietopyyntöihin vastaavat oman asiantuntemuksensa pohjalta (joidenkin vastausten mukaan myös ”virkavastuulla”!) määrätyt viranhaltijat itsenäisesti eri hallintokunnittain. Tietopyyntöihin vastaaminen onkin jyvitetty tietyille henkilöille, useimmiten kysytyn asian valmistelijalle.

Sisältöjensä perusteella ohjeistukset on laadittu selvästi vain kunnan sisäiseen käyttöön. Ne eivät tunnu koskevan tai hyödyttävään varsinaisia tiedonpyytäjiä. Useista eri asiakirjoista kootut laajat ja vaikeaselkoiset sisällöt runsaine pykäläviittauksineen herättävät kuitenkin kysymyksen siitä, kuinka käyttökelpoisia ne ovat edes kunnalle itselleen. Harvoissa ohjeissa ei kiinnitetä minkäänlaista huomiota tietopyyntöihin vastaamisessa saatuihin kokemuksiin tai mahdollisiin ongelmiin. Näistä kunta olisi voinut ottaa oppia ja ohjeistaa henkilöstöään niiden välttämiseksi jatkossa.

Digitalisaation ensimmäinen askel: Diaarit verkkoon heti!

Monella viranomaisella asiakirjojen tunnistetiedot eli diaarimerkinnät eivät ole julkisesti ja sähköisesti selattavissa, vaikka lainsäädännöllistä tai teknistä estettä tälle ei ole. Päinvastoin, jo hallituksen esitys julkisuuslaiksi lähti diaarin julkisuudesta ja avusta tietopyyntöjen yksilöimisessä yksittäisiin asiakirjoihin.
Monella viranomaisella asiakirjojen tunnistetiedot eli diaarimerkinnät eivät ole julkisesti ja sähköisesti selattavissa, vaikka lainsäädännöllistä tai teknistä estettä tälle ei ole. Päinvastoin, jo hallituksen esitys julkisuuslaiksi vuodelta 1998 lähti diaarin julkisuudesta ja avusta tietopyyntöjen yksilöimisessä yksittäisiin asiakirjoihin.

”Diaarilla tarkoitetaan viranomaisen käsittelemistään asioista pitämää luetteloa.” (HE30/1998)

”Diaari eli diaario tarkoittaa luetteloa, johon merkitään aikajärjestyksessä virastoon tai laitokseen saapuneet tai sieltä lähteneet asiakirjat. Sana pohjautuu latinan sanaan diarium eli päiväkirja.” Wikipedia

Diaareilla on merkittävä rooli julkisuuslainsäädännössä. Pitäisi olla aivan perusasioita, että kuka tahansa pääsisi helposti viranomaisen diaariin tai vastaavaan tietojärjestelmään käsiksi ja näkemään käsiteltävien asioiden pääasiat eli otsikot. Eli tarkennuksena: diaarimerkinnät ovat julkisia. Diaarimerkintöjä koskevien asiakirjojen julkisuus on arvioitava erikseen. Diaarin selaaminen helpottaa tiedon yksilöintiä huomattavasti tietopyyntöjä tehtäessä, kun epämääräisen tietopyynnön sijaan voitaisiin tehdään hyvin konkreettinen tietopyyntö, eli selkeä ja suora, nimettyyn asiakirjaan kohdistuva asiakirjapyyntö. (diaariin liittyviä kohtia julkisuuslaista ja hallituksen esityksestä siihen tekstin lopussa)

Julkisuuslaki ja tietopyynnöt -kurssilla pyysimme kevyenä harjoitustyönä opiskelijoita valitsemaan viranomaisen ja raportoimaan, miten heidän diaariinsa pääsee käsiksi.

Esimerkkinä ensin käytimme Jyväskylän yliopiston diaaria, jota voi selata netissä Jyväskylän yliopiston ja Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen ip-alueilta tästä linkistä:

https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/how-to/diaari

(Eli klikkaat punaista paksua tekstiä, menet WebDynasty-sivulle ja kirjaudut annetuilla tunnuksilla sisään.)

Diaarin julkistamisessa voisi olla tiettyjä laillisia pulmia – esimerkiksi diaarimerkinnöissä voi olla henkilötietoja tai yksityiselämää loukkaavaa tietoa, jotka toki julkisina ovat julkista tietoa mutteivät kenties sähköisesti julkistettavaa ja levitettävää tietoa. Yliopiston diaarin rajattu julkistaminen on tehty hyvin yksinkertaisilla keinoilla:

  1. ip-alue on oltava oikea (mikä vastaa ajatustasolla diaariin tutustumista paikan päällä),
  2. kirjaudut muodollisesti sisään (käyttäjätunnus ja salasana on mainittu sivulla),
  3. diaarissa näkyvät vain otsakkeet, tunnisteet, päivämäärät ja liitteet, ei itse asiakirjatietoja (tämä on ilmeisesti tehty yksinkertaisesti WebDynasty-ohjelman asetuksia säätämällä tuolle yleiselle diaarinselaustunnukselle).

Yliopiston diaaritietojen pohjalta yksittäisiä asiakirjoja osaisi siis tietopyynnöllä (asiakirjapyynnöllä) pyytää. Mutta opiskelijoiden kokemukset muista heidän valitsemistaan viranomaisista olivat seuraavia:

Liikenne- ja viestintäministeriö: ”Ministeriön ulkopuolinen henkilö ei pääse lukemaan liikenne- ja viestintäministeriön diaaria, mutta tietopalvelu voi pyydettäessä ottaa diaariotteita tietyiltä ajanjaksoilta, joiden avulla voi tietopyyntöä tarkentaa.”

Kirkkohallinto: ”Diaaria hoitaa Kirkkohallinnon kirjaamo, joka sijaitsee Helsingin etelärannassa. Ilmeisesti diaariin voi jossain määrin tutustua paikan päällä, aivan tarkkoja tietoja en laajuudesta saanut. Samassa paikassa sijaitsee myös Kirkkohallinnon arkisto.”

Jyväskylän kaupunki:Jyväskylän kaupungin diaaria ei pysty lukemaan internetissä. Kirjaamossa ei myöskään ole asiakaskonetta, josta diaaria pääsisi selaamaan. Jyväskylän kaupungin kirjaamo sijaitsee kaupungintalon ensimmäisessä kerroksessa, Vapaudenkatu 32. Kirjaamon asiakaspalvelun mukaan diaarin avaaminen kaikille ei olisi mahdollista, koska “oikeudet on rajatut”. Kaikki eivät pääse lukemaan kaikkia tietoja. Syynä mm. se että diaarissa on henkilöitä koskevia tietoja. Viittasi tässä lakimieheen. Asiakaspalvelun mukaan jos haluaa tietyn asiakirjan tai tiedon, on se pystyttävä yksilöimään ja tuloste voidaan antaa siitä asiakirjasta. Kirjaamosta ohjattiin soittamaan kaupungin viestinnästä vastaavalle henkilölle. Hän sanoi, että “tekniikka tulee vastaan”. Diaarin selaaminen kaupungin tiloissa ei ole mahdollista, koska “diaariin tulee päivässä kymmeniä ja kymmeniä uusia asioita ja toisten viranomaisten tietopyyntöjä”. Myöhemmin totesi, että jos joku haluaa niin mikä ettei, lähtökohtaisesti tiedot ovat avoimia. Ei ollut kuulemma tullut ajatelleeksi asiaa aikaisemmin. Nykytekniikka ei kuulemma mahdollista avointa diaaria, mutta järjestelmän päivitys on menossa.”

Helsingin kaupunki: ”Helsingin kaupungin diaari on osa Helsingin kaupungin asian- ja asiakirjahallinnon järjestelmäkokonaisuuteen. Järjestelmää koskevan rekisteriselosteen mukaan ”Rekisterin käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Hallintokuntien Ahjo-käyttäjiltä kerätään salassapitositoumukset. – – Asian- ja asiakirjahallinnan järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.” Kysyin tarkemmin käyttörajoituksista ja sain seuraavan vastauksen: ”Diaari sisältää paljon mm. yksityisten henkilöiden asioita sekä esim. yrityssalaisuuksia jotka osa ovat mm. Julkisuuslain 24§ x k mukaan salassa pidettäviä (ks. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621) ja jo pelkästään Ahjo käyttäjien kesken joutuu tästä syystä olemaan käyttöoikeusrajoitteita.””

Verohallinto: ”Verottajan diaari ei ole julkinen, mutta asianhallintajärjestelmään sisältyviä julkisia henkilötietoja luovutetaan julkisuuslain 16 §: 1 momentin mukaisesti pyydettäessä suullisesti ja puhelimitse. Asianhallintajärjestelmän julkisia henkilötietoja annetaan kopioina, tulosteina tai sähköisessä muodossa julkisuuslain 16 §:n 3 momentissa säädetyin edellytyksin. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain lain nojalla tiedon saantiin oikeutetulle taholle ja asianosaiselle julkisuuslain 11 §:n mukaisesti.”

Keski-Suomen käräjäoikeus: ”Diaaritiedot vireillä olevista asioista ovat julkisia. Lähtökohtaisesti muutkin diaaritiedot ovat julkisia, ellei niitä erikseen ole säädetty salaisiksi. Säädöspohja on laki oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa, julkisuuslaki ja henkilörekisterilaki. Henkilörekisterilaki asettaa joitakin rajoituksia diaaritietojen luovuttamiselle yksittäistapauksissa. Julkisuus on kuitenkin lähtökohta harkinnassa. Meillä ei valitettavasti ole yleisöpäätettä, jolla diaaritietojamme pääsisi selaamaan, mutta palvelemme muuten pyyntöjen mukaan. Keski-Suomen käräjäoikeudesta diaaritietoja saa tilattua asiakaspalvelun kautta. Esimerkiksi taas Helsingin hovioikeuden nettisivuilta saa diaariotteita tilattua suoraan lomakkeella.”

Ulkoministeriö: ”Ministeriön sähköinen arkisto toimii samalla myös ministeriön diaarina. Ulkopuolinen henkilö ei pääse suoraan lukemaan diaaritietoja. Voimme toimittaa tietyltä ajanjaksolta sähköpostin liitetiedostona diaariotteen , josta ilmenevät asiakirjojen numerot, päivämäärät, laatijaorganisaatiot ja otsikot. Ministeriön diaariin kertyy noin 100-150 asiakirjaa päivässä. Liitteet mukaan lukien yhden päivän asiakirjamäärä nousee lähelle viittäsataa. Mukana on myös yksityistä henkilöä koskevia asiakirjoja, jotka ovat julkisuuslain perusteella salassa pidettäviä. Nämä asiakirjat poistetaan manuaalisesti diaariotteesta.”

Mutta iloisena yllätyksenä:

Suomen Pankin sivuilla erittäin selvä ja hyvin palveleva diaari.

Nyt puhutaan paljon digitalisaatiosta. Tässä olisi ensimmäisiä pieniä askelia, joilla voitaisiin helposti vähentää työläitä ja aikaa vieviä tarkemmin määrittelemättömiä tietopyyntöjä, tehdä niistä laadukkaampia (eli yksilöidympiä) sekä näin edistää demokratiaa, julkisuusperiaatteen toteutumista ja kansalaisten mahdollisuuksia seurata viranomaisten toimintaa. Eli lyhyesti: viranomaiset, laittakaa diaarit nettiin!

Lainkohtia:

(Kursiivit lisätty tähän blogitekstiin)

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621

6 § Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tuleminen

Viranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa säädetä, seuraavasti:

1) jatkuvasti ylläpidettävän diaarin ja muun luettelon merkintä, kun se on tehty; syyttäjän diaarin tiedot epäillyistä tulevat kuitenkin julkisiksi vasta, kun epäiltyä koskeva haastehakemus tai syyttäjän haaste on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu taikka kun syyttäjä on päättänyt jättää syytteen nostamatta tai kun asia on jätetty sikseen; (13.5.2011/458)

13 § Asiakirjan pyytäminen

Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjää on diaarin ja muiden hakemistojen avulla avustettava yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.

Hallituksen esitys laiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta HE 30/1998

(6§ selitystä)

Pykälän 1 momentin 1 kohta koskee diaarin ja muun luettelon merkinnän julkiseksi tulon määräytymistä. Diaarilla tarkoitetaan viranomaisen käsittelemistään asioista pitämää luetteloa. Diaarin tietosisällöstä ehdotetaan otettaviksi tarkemmat säännökset lain nojalla annettavaan asetukseen. Kuten esitysluonnoksen liitteenä 2 olevan asetusluonnoksen 3 §:stä ilmenee, diaarista ja muusta asiakirjahakemistosta tulisi olla saatavissa keskeiset käsiteltävää asiaa koskevat tiedot.

Asiakirjahakemisto voidaan tuottaa osana muuta tietojärjestelmää. Tietojärjestelmän muiden tietojen julkisuus määräytyy tällöin niitä koskevien säännösten perusteella. Viranomaisen on kuitenkin huolehdittava siitä, että diaarimerkintöjä vastaavat tiedot ovat saatavissa järjestelmästä sen estämättä, että muihin tietoihin sovelletaan tiedonsaantia koskevia rajoituksia.

Diaarimerkinnän julkiseksitulon ajankohdasta on katsottu tarpeelliseksi ottaa lakiin nimenomainen säännös sen vuoksi, että diaarilla ja niitä vastaavilla asiakirjahakemistoilla on keskeinen merkitys julkisuusperiaatteen käytännön toteuttamisen kannalta. Säännöksen mukaan merkintä on julkinen, kun se on tehty. Myös yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 3 §:n mukaan diaariin tehty merkintä tulee heti julkiseksi.

Jos diaarimerkintä sisältää salassa pidettäviä tietoja, se on tältä osin salassa pidettävä. Salassapitosäännökset voivat merkitä sitä, että hallintoviranomaisen diaarista ei ole annettavissa tietoa asian vireille saattajasta, jos asian ryhmä tai asian sisältöä kuvaava merkintä paljastaa salassa pidettävän tiedon. Tällaisesta voidaan esimerkkinä mainita tiedot aborttihakemuksesta.

Käsiteltävät asiat voidaan kirjata diaariin tai luetteloida muulla sopivalla tavalla. Diaari on virastossa vireillä olevista asioista pidettävä kirjanpito, jossa jokainen asia saa oman järjestysnumeronsa. Diaariin merkitään tiedot asian vireille tulosta, asiassa suoritetuista toimenpiteistä, kuten välitoimenpiteinä lähetetyistä selvitys- ja lausuntopyynnöistä, sekä lopputoimenpiteistä, kuten päätöksen antopäivästä.

Hallinnollisten diaarien merkitys on vähentynyt arkistointimenettelyjen vuoksi. Muun muassa henkilöstöhallinnon asioiden kirjaamisesta on kansallisarkiston antaman ohjauksen mukaisesti pitkälti luovuttu, koska vastaavat tiedot merkitään muihin luetteloihin, kuten nimikirjaan. Kaksinkertaista rekisteröintiä ei ole pidetty tarpeellisena etenkään, kun valtionhallinnossa muutoinkin pyritään toteuttamaan yhden kirjaamisen periaatetta valtion tietohallinnon edistämisestä annetun valtioneuvoston päätöksen (22.3.1989/182/750/89) mukaisesti. Viranomaisilla on käytössään myös asian käsittelyjärjestelmiä, joiden avulla voidaan tuottaa listoja vireillä olevista ja ratkaistuista asioista.

Edellä mainittujen syiden vuoksi lakia valmisteltaessa ei ole pidetty tarkoituksenmukaisena edellyttää kaikkien asioiden merkitsemistä perinteiseen diaariin; säännöksellä ei siis luoda yleistä kirjaamisvelvoitetta. Estettä ei siten ole sille, että asiakirjat luetteloidaan useamman asiakirjarekisterin tai asiankäsittelyjärjestelmän avulla tai arkistoimalla asiakirjat siten, että julkiset asiakirjat ovat helposti löydettävissä.

Julkisuusperiaatteen toteuttamiselle on aiheutunut ongelmia sen vuoksi, että hallinnon uudistuksia ja niiden toteutuksessa käytettäviä tietojärjestelmiä suunniteltaessa ei aina ole riittävästi selvitetty tietojen käyttöä ja saatavuutta koskevia säännöksiä eikä otettu huomioon uudistusten vaikutuksia tietoon liittyvien oikeuksien toteutumiselle. Hallinnolliset uudistukset, kuten toimintojen yhtiöittäminen ja palkkausjärjestelmien uudistaminen, voivat tosiasiallisesti siirtää asiakirjoja julkisuusperiaatteen soveltamisalan ulkopuolelle ilman, että julkisuuslainsäädäntöä muutetaan. Puutteellisesta suunnittelusta on johtunut muun ohella, että käytössä on ollut esimerkiksi diaareja, joissa ei ole erotettu salassa pidettäviä ja julkisia tietoja toisistaan, mikä puolestaan on vaikeuttanut diaarin käyttöä julkisuusperiaatteen toteuttamisessa.

Käytännössä ilmenneiden epäkohtien vuoksi on pidetty tärkeänä, että viranomaiset olisivat velvollisia selvittämään ja ottamaan huomioon kehittämistoimenpiteidensä vaikutukset tietoon liittyviin oikeuksiin. Velvoite koskee lainsäädännöllisten ja hallinnollisten uudistusten sekä tietojärjestelmien käyttöönoton valmistelua.

Tietopyyntöjen hinnoittelussa rajua vaihtelua

Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 34§ sallii viranomaisten periä maksun ylimääräisestä työstä tietopyyntöihin vastaamisessa, paperikopioista ja -tulosteista.

30:ltä tietopyyntöömme vastanneesta 205 kunnasta puuttui tieto aineistojensa luovutusmaksuista. Osassa vastanneista kunnista hinnaston laatiminen oli ”työn alla”.

Paperikopiot 0–6 euroa

Vastausten perusteella kopioiden hinnat vaihtelevat merkittävästi. Yleisimmin asiakirjan ensimmäisestä sivusta veloitetaan 50 senttiä, halvimmillaan 20 senttiä ja kalleimmillaan ensimmäinen sivukopio maksaa 5–6 euron välillä.

Vastaavasti jotkut kunnat ilmoittivat toimittavansa pyydetyt aineistot maksutta. Osa totesi toimivansa näin ainakin toistaiseksi ”jos tietopyyntöjä ei ala tulla säännöllisesti”.

Asiakirjakopioiden toimittaminen telefaksilla (tästä ilmoitti 50 kuntaa) tai skannattuna (20 kuntaa) osoittautui harvinaiseksi. Yleisin fax-lähetyksen liuskahinta on 2 euroa, mutta hinnat vaihtelevat 50 sentistä jopa 4 euroon. Asiakirjojen skannaus vaihtelee eurosta kymppiin.

Tietojärjestelmätulosteiden hinnat noudattelevat pitkälti kopioiden hintoja. Vain muutamat kunnat ovat hinnoitelleet erikseen järjestelmästään otetun tulosteen. Puolet kyselyyn vastanneista kunnista ei maininnut erikseen tietojärjestelmätulosteensa hintoja.

Yleiset toimistotaksat

Kuntien vastaukset eivät aina tuoneet esiin kovinkaan yksityiskohtaisia hintatietoja. Esimerkiksi Posiossa asiakirjoista peritään maksut ”voimassa olevien taksojen mukaan” ja Reisjärvellä ”kopiohinnaston mukainen maksu”. Ristijärvellä sovelletaan ”normaalia asiakirjoista perittävien maksujen hinnoittelua”. Torniossa ”eri palvelualueilla on omat vahvistetut hinnastot, eli niitä on useampia”. Ähtäri perii maksun ”kunkin osaston kopiokoneella vahvistetun kopiohinnan mukaan”. Virrat kertoi vain, että taksat asiakirjakopioiden maksuista ovat olemassa ja Kärsämäki, että kunnanvirastolla olevalla postimaksukoneella, telefaxilla tai kopiokoneella ei lähetetä tai kopioida yritysten, yksityistenhenkilöiden, puolueiden tai valtuustoryhmien ym. asiakirjoja.

Tiedon etsiminen 0–73,20 euroa/h

Erityisen merkittävä hintahaitari on kopioinnin ohella tapahtuvassa tiedonhakemisessa. Eniten tällaisesta työstä veloittavat Kauniainen (73,20 euroa/h minimissään puoli tuntia), Kuhmoinen, Kuopio, Kirkkonummi, Uurainen, Juupajoki, Vantaa, Espoo ja Tampere (50–60 euroa tunnilta). Yleisin tuntitaksa on 20 euroa, mutta esimerkiksi Oulu ilmoittaa tarkaksi taksakseen 48,53 euroa tunnilta. Kaustinen ilmoitti laajempien arkistoselvitystensä kestävän enintään tunnin. Tätä isommat ”toteutetaan erillisten tarjousten pohjalta, eivätkä ne koske virkatoimintaa”. Karstulassa pyydettyjä aineistoja etsitään kellon kanssa. Jos käytettävä työaika jää alle kymmenen minuuttiin, kopiohinta on 5,25–8 euroa/kpl (sis. alv:n), 10–30 minuutin työstä veloitus on 12 euroa/kpl (sis. alv) ja vähintään 31 minuuttia ja enintään tunnin kestävästä kopioinnista tiedonpyytäjä joutuu maksamaan 20 euroa/kpl (sis. alv:n).

Tietopyynnön ja avoimen datan eroista lain kannalta

Tämä tulee nyt toistuvasti puheeksi eri keskusteluissa, niin kirjoitan lyhyen postauksen aiheesta:

  • Tietopyyntö (eng. FOIA (Freedom of Information Act) request) kohdistuu yksittäisiin asiakirjoihin. Julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 1999/621) mukaan siihen on pakko vastata ja julkinen tieto antaa. Asiakirjoja tai tietoja voi toki olla monta, mutta ne on voitava yksilöidä. Laajemman aineiston (esim. avoin data) antaminen on lain mukaan harkinnanvaraista (= ei ole pakko antaa).

21§: ”Viranomainen voi pyynnöstä tuottaa ja luovuttaa eri käyttötarkoituksia varten automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpitämäänsä yhteen tai useampaan tietojärjestelmään talletetuista merkeistä muodostetun tietoaineiston, jos tietoaineiston luovuttaminen ei sen muodostamisessa käytettyjen hakuperusteiden, tietojen määrän tai laadun taikka tietoaineiston käyttötarkoituksen vuoksi ole vastoin sitä, mitä asiakirjan salassapidosta ja henkilötietojen suojasta säädetään.”

  • Avoin data (eng. open data) saa lainpohjaista pontta PSI-direktiivistä, jonka mukaan avoin data on viranomaisen myös pakko antaa. Tällöin käsite on tiedon uudelleenkäyttöpyyntö. Mutta kansallinen lainsäädäntö menee vielä toistaiseksi direktiivin edelle, eli Julkisuuslakia sovelletaan.

Lisäksi avoimen datan pitäisi lähtökohtaisesti olla julkaistavissa ja jaettavissa sekä vapaasti käsiteltävissä. Tietopyynnön tuloksena voi tulla esimerkiksi jopa salaisia asiakirjoja (asianosaiselle, valtuutetulle jne.), yksityiselämää koskevaa tietoa tai sellaisia henkilötietoja, joiden julkistaminen ja jakaminen on rangaistava teko (Rikoslaki 1889/39, 24. luku, 8§). Tietopyynnöllä tiedon siis saa, mutta sitä ei välttämättä saa jakaa. Työlääksi avoimen datan laatiminen tulee usein juuri siitä syystä, että sieltä on poistettava nämä levityskelvottomat tiedot.

Lähde: Jaatinen, Tanja. Muokkaako avoin data kansallista julkisuusperiaatetta? Teoksessa: Viestintäoikeus nyt. Viestintäoikeuden vuosikirja 2014.

Lue lisää PSI-direktiivistä: Valtionvarainministeriön avoimen tiedon ohjelma

Yleisesti tietopyyntöongelmista

Tutkiessamme kuntien tietopyyntöjen käsittelyongelmia meillä on pohjanamme aikaisempi tutkimuksemme. Jyväskylän yliopistossa on esimerkiksi tehty tietopyyntötestejä, joissa Julkisuuslakikurssin opiskelijat ovat lähettäneet virallisia tietopyyntöjä eri viranomaisille. Tietopyyntöjen tehtävänannon mukaisesti ne koskivat yhteiskunnallisesti merkittäviä asioita. Tietopyynnöt esimerkiksi toimivat pohjamateriaalina lukuisille lehtijutuille ja kurssilaisissa oli mukana pari poliitikkoakin.

Itse käsittelin tietopyyntötestien raportteja vuodelta 2009 opinnäytetyössäni  ”Tietopyynnöt viranomaisille: kehittävä, yhteisöviestinnällinen näkökulma”. Siinä tein teorian ja testiraporttien pohjalta yleisen luokittelun sujuvan tietopyyntöprosessin osatekijöistä:

tiedonhankinnan osat

Kuviossa lähdetään tavoitteesta, että tietopyyntöjä ratkaistaessa tärkeää on:

  1. että tietopyynnön tekijä onnistuu tietopyyntöprosessissaan (huom. onnistunut prosessi on myös sellainen, että vastaus on laillisesti perusteltu kieltäytyminen tiedonluovutuksesta)
  2. molemmat osapuolet selviytyvät prosessista mahdollisimman ripeästi ja vähällä vaivalla.

(tästä normatiivisesta tavoitteesta enemmän myöhemmässä blogi-kirjoituksessa)

Jotta tämä tavoite onnistuisi olennaista on:

Fiksu tiedonhankkija

Ehkä keskeisin tietopyyntöjä helpottava seikka on se, että tietopyynnön tekijä tietää mitä tekee. Hän tuntee lähestymäänsä viranomaista, sen tapaa hallita tietoa ja tuottaa asiakirjoja ja osaa yksilöidä tietopyyntönsä yksittäiseen asiakirjaan/asiakirjoihin. Tähän viranomainen voi vaikuttaa ensinnäkin ylipäätään mahdollistamalla tietopyynnön eteen tehtävän ennakkotyön, esimerkiksi erilaiset avoimen datan aineistot ovat hyvin arvokkaita tästä näkökulmasta – moni tietopyynnön tekijä kerää haluamansa aineiston itse, ihan mieluusti. Käytännön esimerkkinä esimerkiksi Tietopyynto.fi -sivuston taustalla on Open Knowledge Finland – sen tavoitteena on helpottaa omaehtoista tiedonhankintaa.

Fiksu viranomainen

Viranomaisilla merkittävä tietopyyntöprosesseja mutkistava seikka on kokemuksen puute. Esimerkiksi pienissä kunnissa virallisia, Julkisuuslain tarkoittamia tietopyyntöjä ei ole tullut joko lainkaan tai vain yksittäisiä kappaleita. Lakia ei ole tarvinnut tulkita eikä monenkaanlaista aineistoa avata. Tällaisten rutiinien puuttuminen näkyy esimerkiksi puutteellisissa käytännöissä ja tietojärjestelmissä, kuten Arkistolaitoksen ja Tietosuojavaltuutetun toimiston vuoden alussa tekemässä selvityksessä ilmenee.

Toinen keskeinen ulottuvuus prosessien sujuvuudelle löytyy kuntaorganisaatiosta: esimerkiksi kinkkinen tietopyyntö saattaa johtaa pallotteluun, jossa sen vastaanottanut virkamies toimittaa sen kunnanjohtajalle, joka delegoi toiselle henkilölle, joka puolestaan tietää mielestään oikean henkilön, joka taas ei osaa tietopyyntöön vastata. Ja lopulta voi paljastua, että tietopyyntö on toimitettu kokonaan väärälle organisaatiolle.

Kolmas, hyvin tärkeä seikka on asiankäsittelijöiden asennoituminen tietopyyntöjen ratkaisuun. Esimerkiksi tietopyyntötesteistä ja korkeimman hallinto-oikeuden päätöksistä ilmenee tapauksia, joissa viranomainen on toiminut laillisesti, mutta tietopyytäjän tylyllä kohtelulla on aiheuttanut itse itselleen päänvaivaa, koska sisuuntunut tiedonhankkija on joko valittanut kielteisestä tietopyyntöpäätöksestä oikeuteen tai rasittanut virkamiehiä jatkuvilla yhteydenotoilla vastausta etsiessään.

Yhteenveto:

Kaiken kaikkiaan tietopyyntöprosessit ovat hyvin monisyinen vyyhti. Kaikki prosessin tekijät (eli tiedonhankkija, asiaa käsittelevät virkamiehet, viranomaisorganisaation käytännöt, asiaa säätelevä lainsäädäntö, tietopyyntöä koskevan aineiston laatu, tiedonhankkijan ja viranomaisen keskinäinen viestintä…) sisältävät useita seikkoja, jotka voivat monimutkaistaa tilannetta ja aiheuttaa ylimääräistä työtä ja ajanhukkaa, mihin kenelläkään ei tänä päivänä ole varaa.

Tässä hankkeessa selvitämme tätä vyyhtiä ja pureudumme syvemmälle näihin ongelmiin sekä toivomme paljastavamme niitä lisää.

Tietopyyntöjä ja tietopyyntöjä

Meiltä on kysytty muutamankin kerran, että: ”tarkoitatteko te kunnille tehtyjä tietopyyntöjä vai kuntien tekemiä tietopyyntöjä?”.

  1. Tämä tutkimushanke keskittyy erityisesti kunnille tehtyjen tietopyyntöjen käsittelyn, ratkaisemisen ja vastaamisen ongelmiin (erityisesti tarkoittaen Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta kattavia tapauksia). Joten toivoisimme esimerkkejä näistä tapauksista.
  2. Mutta myös kuntien tekemien tietopyyntöjen ongelmiin olisi mielenkiintoista tutustua ja katsoa, olisiko tällä aihealueella annettavaa tälle tutkimukselle tai mahdollisesti pohjaa seuraavalle. Eli mikäli haluaisitte meidän tutkivan aihetta tästäkin näkökulmasta, otamme mielellämme vastaan esimerkkitapauksia tästäkin näkökulmasta.

Julkisuuslakihan antaa kaikille laajat oikeudet kysyä viranomaisilta mitä tahansa tietoa, ja tämän voi tehdä virallisella tietopyynnöllä. Mutta myös viranomaiset tekevät tietopyyntöjä: esimerkiksi valmistellessaan julkisia hankintoja Hilma-järjestelmän kautta he voivat tehdä ensin tietopyyntöjä yrityksille aiheesta, jotta osaisivat tehdä hyvän tarjouksen. Itse asiassa monelle julkisella puolella työskentelevälle kuntien tekemät tietopyynnöt voivat olla tutumpi aihe kuin heille tehdyt pyynnöt, jotka voivat jopa kummastuttaa.

Itse tutkijana näen, että näissä molemmantyyppisissä tietopyynnöissä on yhtäläisyyksiä, tai nimenomaan kunnille tehtyjen ja kuntien tekemien tietopyyntöjen ongelmissa on yhtäläisyyksiä. Siksi voisi olla hedelmällistä käsitellä tutkimusmielessä myös kuntien tekemiä tietopyyntöjä, ainakin kevyesti ensi alkuun. Joko sillä olisi annettavaa tälle hankkeelle, tai sitten se voisi toimia materiaalina toisen tutkimushankkeen hakemuksessa.

Joka tapauksessa, olemme aina valmiita keskustelemaan tietopyynnöistä – kummista vain!

terveisin,
Aleksi Koski

Kalliita tietoja

Testaaminen voi tulla kalliiksi.

Julkisuuslaki mahdollistaa tietopyynnön perusteella luovutettaville aineistoille tietynsuuruiset, esimerkiksi kunnanvaltuuston vahvistamat maksutariffit. Periaatteessa kyse voi olla kuntien perimistä omakustannepohjaisista korvauksista, joilla katettaisiin aineistojen kokoamisesta ja luovuttamisesta aiheutuvia ylimääräisiä kustannuksia. Kopiointikulut eivät saa olla suurempia kuin naapurissa toimivalla kopiointifirmalla, eikä kunnanjohtaja voi veloittaa työajan menetyksenä asiakirjojen kopioinnista, jonka voi tehdä esimerkiksi osastosihteeri.

Maksuperusteiset palvelut voivat kuitenkin olla ristiriidassa julkisuuslakiin sisältyvän hyvän tiedonhallintatavan (18§) kanssa. Sen mukaan:

”viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta ja suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin ylläpitämänsä tietojärjestelmät ja tietojenkäsittelyt niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa.”

Käytännössä tämän oikeuden testaaminen edellyttää kuntalaiselta maksullisten tietopyynnön tilaamista ja kunnan työstään esittämän maksun kiistämistä hallinto-oikeudessa. Hyvällä tuurilla maksulta saatetaan välttyä. Kovin työläiden tietopyyntöjen kohdalla testaaminen voi kuitenkin tulla kalliiksi.

Sähköpostiviestit tänne!

Virkaosoitteeseen tulleet sähköpostiviestit voivat olla viranomaisen asiakirjoja, joita koskevien tietopyyntöjen kohdalla on tehtävä vastaavanlaista julkisuusharkintaa kuin muissakin viranomaisaineistoissa.

Sähköposteista on luovutettava kopiot niiden pyytäjälle, jos kyse ei ole yksityisistä viesteistä tai viestien sisällöt eivät ole (kokonaisuudessaan) salassapidettäviä. Myös julkiset osat muuten salassapidettävistä sähköposteista on luovutettava. Samoin pyynnön esittäjälle on kuvailtava luovuttamatta jätettävistä sähköposteista niiden sisällöt, tyyliin ”kunnan sisäinen palaverikutsu,” rotaryveljien illanistujaiset” tai ”vaimon lähettämä ostoslista”.

Tätä kokeiltiin kymmenen viimeisimmän sähköpostin kohdalla hankkeen Julkisuuslaki.fi -tietopyynnöissä, ja tulokset vaihtelivat. Yhdestä tietopyynnön saaneesta kunnan viranomaisesta ei kuulunut lukuisista tavoitteluyrityksistä huolimatta mitään, yksi toimitti kaikki (myös yksityisluonteiset) sähköpostinsa, ja yksi ei lähettänyt mitään, mutta perusteli viestien sisältökuvauksilla niiden yksityisen luonteen.