asiakirjat

Tietopyyntöjen hinnoittelussa rajua vaihtelua

heikkikuutti Uutiset , , , , ,

Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 34§ sallii viranomaisten periä maksun ylimääräisestä työstä tietopyyntöihin vastaamisessa, paperikopioista ja -tulosteista.

30:ltä tietopyyntöömme vastanneesta 205 kunnasta puuttui tieto aineistojensa luovutusmaksuista. Osassa vastanneista kunnista hinnaston laatiminen oli ”työn alla”.

Paperikopiot 0–6 euroa

Vastausten perusteella kopioiden hinnat vaihtelevat merkittävästi. Yleisimmin asiakirjan ensimmäisestä sivusta veloitetaan 50 senttiä, halvimmillaan 20 senttiä ja kalleimmillaan ensimmäinen sivukopio maksaa 5–6 euron välillä.

Vastaavasti jotkut kunnat ilmoittivat toimittavansa pyydetyt aineistot maksutta. Osa totesi toimivansa näin ainakin toistaiseksi ”jos tietopyyntöjä ei ala tulla säännöllisesti”.

Asiakirjakopioiden toimittaminen telefaksilla (tästä ilmoitti 50 kuntaa) tai skannattuna (20 kuntaa) osoittautui harvinaiseksi. Yleisin fax-lähetyksen liuskahinta on 2 euroa, mutta hinnat vaihtelevat 50 sentistä jopa 4 euroon. Asiakirjojen skannaus vaihtelee eurosta kymppiin.

Tietojärjestelmätulosteiden hinnat noudattelevat pitkälti kopioiden hintoja. Vain muutamat kunnat ovat hinnoitelleet erikseen järjestelmästään otetun tulosteen. Puolet kyselyyn vastanneista kunnista ei maininnut erikseen tietojärjestelmätulosteensa hintoja.

Yleiset toimistotaksat

Kuntien vastaukset eivät aina tuoneet esiin kovinkaan yksityiskohtaisia hintatietoja. Esimerkiksi Posiossa asiakirjoista peritään maksut ”voimassa olevien taksojen mukaan” ja Reisjärvellä ”kopiohinnaston mukainen maksu”. Ristijärvellä sovelletaan ”normaalia asiakirjoista perittävien maksujen hinnoittelua”. Torniossa ”eri palvelualueilla on omat vahvistetut hinnastot, eli niitä on useampia”. Ähtäri perii maksun ”kunkin osaston kopiokoneella vahvistetun kopiohinnan mukaan”. Virrat kertoi vain, että taksat asiakirjakopioiden maksuista ovat olemassa ja Kärsämäki, että kunnanvirastolla olevalla postimaksukoneella, telefaxilla tai kopiokoneella ei lähetetä tai kopioida yritysten, yksityistenhenkilöiden, puolueiden tai valtuustoryhmien ym. asiakirjoja.

Tiedon etsiminen 0–73,20 euroa/h

Erityisen merkittävä hintahaitari on kopioinnin ohella tapahtuvassa tiedonhakemisessa. Eniten tällaisesta työstä veloittavat Kauniainen (73,20 euroa/h minimissään puoli tuntia), Kuhmoinen, Kuopio, Kirkkonummi, Uurainen, Juupajoki, Vantaa, Espoo ja Tampere (50–60 euroa tunnilta). Yleisin tuntitaksa on 20 euroa, mutta esimerkiksi Oulu ilmoittaa tarkaksi taksakseen 48,53 euroa tunnilta. Kaustinen ilmoitti laajempien arkistoselvitystensä kestävän enintään tunnin. Tätä isommat ”toteutetaan erillisten tarjousten pohjalta, eivätkä ne koske virkatoimintaa”. Karstulassa pyydettyjä aineistoja etsitään kellon kanssa. Jos käytettävä työaika jää alle kymmenen minuuttiin, kopiohinta on 5,25–8 euroa/kpl (sis. alv:n), 10–30 minuutin työstä veloitus on 12 euroa/kpl (sis. alv) ja vähintään 31 minuuttia ja enintään tunnin kestävästä kopioinnista tiedonpyytäjä joutuu maksamaan 20 euroa/kpl (sis. alv:n).

Kaikki kunnat saivat tietopyynnön

Koski Uutiset , , ,

Päätimme lähettää yksinkertaisen tietopyynnön kaikkiin Suomen kuntiin pois lukien Ahvenanmaa. (Tietopyyntö on luettavissa täältä)

Tätä ennen olemme lähettäneet yhteistyökutsun kuntien ongelmallisiksi kokemien tietopyyntöjen tutkimiseksi. Tämä kutsu on edelleen voimassa ja toivomme siihen yhä vastauksia ( lue kutsu tästä ).

Tietopyyntömme tarkoitus on kerätä tietoa koko maasta muutaman keskeisen kysytyn seikan suhteen. Tämä auttaa hahmottamaan tietopyyntöjen käsittelyä Suomen kunnissa.

Osa kunnista on jo vastannutkin, osa on lähestynyt meitä puhelimitse tai sähköpostilla ja kysynyt tarkentavia kysymyksiä. Tässä niistä muutama poiminta:

”Hei! Voisimmeko saada tarkennuksen millaisia tietopyyntöjä tarkoitatte.”

Ensimmäisessä kysymyksessä kysymme kolme viimeisintä ennen tätä tietopyyntöä kunnalle tullutta tietopyyntöä. Tarkoitamme Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) määrittämiä tietopyyntöjä, ja ne on helposti löydettävissä MIKÄLI ne on merkitty diaariin.  Mikäli näin ei kunnassa ylipäätään menetellä, meille riittää vastaukseksi, että mainitsette tästä sähköpostivastauksessanne.

Muotoilu ”ennen tätä tietopyyntöä” johtuu siitä, ettei omaa tietopyyntöämme sisällytettäisi näihin kolmeen tietopyyntöön.

Joistakin kunnista olemme saaneet vastauksia, että ”ei meillä ole ollut ainuttakaan tietopyyntöä tai niitä on vain yksi tai kaksi”. Toisaalta tiedämme, että joihinkin kuntiin tietopyyntöjä tulee useita. Halusimme varmistaa mihin kuntiin tietopyyntöjä tulee ja esimerkkejä siitä, millaisia ne voivat olla.

”Missä ominaisuudessa pyydät näitä tietoja. On kohteliasta ilmoittaa, mihin tarvitset tietoja. Oletko opiskelija, tutkija vai mistä syystä pyydät.”

Sinälläänhän tietopyytäjän ei lain mukaan tarvitse kertoa, kuka on. Tämä tietopyyntö on kuitenkin osa Jyväskylän yliopiston tutkimushanketta, joka käsittelee tietopyyntöprosessien toimivuutta. Itse olen projektitutkija tässä hankkeessa.

Tietopyynnön taustalla on havainto, että aiemmissa keskusteluissamme kuntien edustajien kanssa huomasimme suurta monimuotoisuutta käytänteissä ja käsityksissä tietopyynnöistä. Halusimme saada vastauksia muutamaan helppoon mutta olennaiseen kysymykseen sekä kattavaa ja vertailtavaa aineistoa niiden osalta.

”Pyyntösi tyyli on kuin kyse olisi AVI:n tai sitä korkeamman viranomaisen. Siis todellista tylytystä. Silti yritämme kaivaa sinulle näitä tietoja.”

Pyydämme anteeksi, mikäli tietopyyntömme vaikutti töykeältä. Tavoittelimme selkeää ja ymmärrettävää tyyliä, joka voi vaikuttaa tylyltä. Tämä ei kuitenkaan ole tavoitteemme, vaan päinvastoin haluaisimme olla helposti lähestyttäviä, mikäli asiasta nousee kysymyksiä tai syvempiä keskustelunhaluja.

(Mahdollisimman) avointa tutkimusta

Koski Keskustelu , , , , , , ,

Avoimuuden tuulet puhaltavat viranomaisten aineistoihin. Puhaltajia ovat erilaiset ideologiat, toimintaohjelmat, hankkeet sekä painostusryhmät. Aineiston saattaminen avoimeksi on mainio tapa vähentää ennakkoon tietopyyntöjen aiheuttamaa työtaakkaa virkamiehille.

Kaikkea aineistoa ei kuitenkaan voi laittaa julkiseksi esimerkiksi kansalaisten tietosuojan vuoksi. Lisäksi tiedon julkistaminen ja julkistetun tiedon ylläpitäminen vaativat työtä. Myöskään kaikki data ei ole ymmärrettävissä sellaisenaan ulkopuolisten silmissä, ja vaikka kaikki aineisto olisi avoimena datana jaettavissa, siitä voi silti tehdä tietopyyntöjä esimerkiksi mikäli haetaan jotain tarkoin yksilöityä, yksityiskohtaista  tietoa. Joka tapauksessa esimerkiksi Jyväskylän kaupungin avoimeksi saattama data on esimerkillistä toimintaa.

Tämäkin tutkimushanke pyrkii avoimuuteen. Hankkeen aineistoa tullaan säilyttämään Dataverse-ympäristössä, josta osia aineistosta pääsee kuka vain tarkastelemaan. Tutkimuksen tarkoitushan on kerätä tietoa, sen pohjalta luoda uutta tietoa ja jakaa sitä sitten edelleen. Kaikkeen aineistoon ei kuitenkaan kaikki pääse käsiksi. Tutkimukseen osallistuvat viranomaiset tulevat saamaan allekirjoitettavan informointi-lomakkeen, jossa kerrotaan, mitä aineistoa kerätään, miten sitä käsitellään ja säilytetään sekä missä muodossa jaetaan edelleen.

Dataversen aineistoon tulee sisältymään muun muassa:

  • Julkista aineistoa, jota ovat erityisesti erilaiset taulukoihin koodatut tiedot sekä niiden analyysit,
  • luottamuksellista aineistoa, esimerkiksi haastatteluja ja salaista aineistoa ei voine laittaa avoimeen jakoon mitenkään. Salaisia ovat esimerkiksi salassa pidettäviksi luokitellut asiakirjat, jotka tutkijat ovat saaneet tieteellistä tutkimusta varten mutta vain tutkimusryhmän jäsenet pääsevät niihin käsiksi.

Tietysti näiden luottamuksellisten ja salaistenkin aineistojen analyysit siten, että alkuperäinen lähde ja sen tunnusmerkit uupuvat, voidaan sitten tuoda myöhemmin avoimeksi aineistoksi Dataverseen. Kaiken tämän tavoitteena on, että:

  1. ulkopuoliset voivat arvioida tutkimusta paremmin, koska pääsevät käsiksi sen aineistoon,
  2. kerran kerätty aineisto olisi hyödynnettävissä uudestaan uusissa tutkimuksissa, joko omasta tai muiden toimesta. Näin kerätty data ei ole kertakäyttöistä vaan sen arvo vain kasvaa kasvamistaan.

(Dataversen aineistoa julkaistaan myöhemmin, mutta sen osoite on jo tiedossa: https://dvn.jyu.fi/dvn/dv/tietopyynnot )