Tutkiessamme kuntien tietopyyntöjen käsittelyongelmia meillä on pohjanamme aikaisempi tutkimuksemme. Jyväskylän yliopistossa on esimerkiksi tehty tietopyyntötestejä, joissa Julkisuuslakikurssin opiskelijat ovat lähettäneet virallisia tietopyyntöjä eri viranomaisille. Tietopyyntöjen tehtävänannon mukaisesti ne koskivat yhteiskunnallisesti merkittäviä asioita. Tietopyynnöt esimerkiksi toimivat pohjamateriaalina lukuisille lehtijutuille ja kurssilaisissa oli mukana pari poliitikkoakin.

Itse käsittelin tietopyyntötestien raportteja vuodelta 2009 opinnäytetyössäni  ”Tietopyynnöt viranomaisille: kehittävä, yhteisöviestinnällinen näkökulma”. Siinä tein teorian ja testiraporttien pohjalta yleisen luokittelun sujuvan tietopyyntöprosessin osatekijöistä:

Kuviossa lähdetään tavoitteesta, että tietopyyntöjä ratkaistaessa tärkeää on:

1. että tietopyynnön tekijä onnistuu tietopyyntöprosessissaan (huom. onnistunut prosessi on myös sellainen, että vastaus on laillisesti perusteltu kieltäytyminen tiedonluovutuksesta)
2. molemmat osapuolet selviytyvät prosessista mahdollisimman ripeästi ja vähällä vaivalla.

(tästä normatiivisesta tavoitteesta enemmän myöhemmässä blogi-kirjoituksessa)

Jotta tämä tavoite onnistuisi olennaista on:

Fiksu tiedonhankkija

Ehkä keskeisin tietopyyntöjä helpottava seikka on se, että tietopyynnön tekijä tietää mitä tekee. Hän tuntee lähestymäänsä viranomaista, sen tapaa hallita tietoa ja tuottaa asiakirjoja ja osaa yksilöidä tietopyyntönsä yksittäiseen asiakirjaan/asiakirjoihin. Tähän viranomainen voi vaikuttaa ensinnäkin ylipäätään mahdollistamalla tietopyynnön eteen tehtävän ennakkotyön, esimerkiksi erilaiset avoimen datan aineistot ovat hyvin arvokkaita tästä näkökulmasta – moni tietopyynnön tekijä kerää haluamansa aineiston itse, ihan mieluusti. Käytännön esimerkkinä esimerkiksi Tietopyynto.fi -sivuston taustalla on Open Knowledge Finland – sen tavoitteena on helpottaa omaehtoista tiedonhankintaa.

Fiksu viranomainen

Viranomaisilla merkittävä tietopyyntöprosesseja mutkistava seikka on kokemuksen puute. Esimerkiksi pienissä kunnissa virallisia, Julkisuuslain tarkoittamia tietopyyntöjä ei ole tullut joko lainkaan tai vain yksittäisiä kappaleita. Lakia ei ole tarvinnut tulkita eikä monenkaanlaista aineistoa avata. Tällaisten rutiinien puuttuminen näkyy esimerkiksi puutteellisissa käytännöissä ja tietojärjestelmissä, kuten Arkistolaitoksen ja Tietosuojavaltuutetun toimiston vuoden alussa tekemässä selvityksessä ilmenee.

Toinen keskeinen ulottuvuus prosessien sujuvuudelle löytyy kuntaorganisaatiosta: esimerkiksi kinkkinen tietopyyntö saattaa johtaa pallotteluun, jossa sen vastaanottanut virkamies toimittaa sen kunnanjohtajalle, joka delegoi toiselle henkilölle, joka puolestaan tietää mielestään oikean henkilön, joka taas ei osaa tietopyyntöön vastata. Ja lopulta voi paljastua, että tietopyyntö on toimitettu kokonaan väärälle organisaatiolle.

Kolmas, hyvin tärkeä seikka on asiankäsittelijöiden asennoituminen tietopyyntöjen ratkaisuun. Esimerkiksi tietopyyntötesteistä ja korkeimman hallinto-oikeuden päätöksistä ilmenee tapauksia, joissa viranomainen on toiminut laillisesti, mutta tietopyytäjän tylyllä kohtelulla on aiheuttanut itse itselleen päänvaivaa, koska sisuuntunut tiedonhankkija on joko valittanut kielteisestä tietopyyntöpäätöksestä oikeuteen tai rasittanut virkamiehiä jatkuvilla yhteydenotoilla vastausta etsiessään.

Yhteenveto:

Kaiken kaikkiaan tietopyyntöprosessit ovat hyvin monisyinen vyyhti. Kaikki prosessin tekijät (eli tiedonhankkija, asiaa käsittelevät virkamiehet, viranomaisorganisaation käytännöt, asiaa säätelevä lainsäädäntö, tietopyyntöä koskevan aineiston laatu, tiedonhankkijan ja viranomaisen keskinäinen viestintä…) sisältävät useita seikkoja, jotka voivat monimutkaistaa tilannetta ja aiheuttaa ylimääräistä työtä ja ajanhukkaa, mihin kenelläkään ei tänä päivänä ole varaa.

Tässä hankkeessa selvitämme tätä vyyhtiä ja pureudumme syvemmälle näihin ongelmiin sekä toivomme paljastavamme niitä lisää.