Kirjoittaja: heikkikuutti

Kaikesta ei tarvitse maksaa

heikkikuutti Keskustelu

Pyydettyjen viranomaisaineistojen maksullisuus on nousemassa yhdeksi suureksi tietopyyntöjen ongelmaksi. Julkisuuslaki (34. pykälä) mahdollistaa laskuttamisen jos viranomainen pystyy osoittamaan, että luovutettavien aineistojen keräämisestä aiheutuu sille poikkeuksellisen paljon ylimääräistä työtä. Näin voi käydä esimerkiksi jos aineistoja ei ole yksilöity riittävästi.

Käytännössä tietopyytäjälle voi kuitenkin jäädä epäselväksi, missä vaiheessa maksujen pyörittäminen on oikeutettua. Ulkopuolisen on vaikea käsittää, milloin tietopyyntöön vastaamisen pitäisi olla viranomaisen ”normaalia” toimintaa ja milloin se muuttuu ”epänormaaliksi”.

Esimerkiksi julkisuuslain edellyttämän hyvän tiedonhallintatavan (18. pykälä) mukaan: ”käsiteltäviksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista on pidettävä luetteloa tai muutoin huolehdittava siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä”. Lisäksi viranomaisen on suunniteltava ja toteutettava asiakirja- ja tietohallintonsa ja ylläpitämänsä tietojärjestelmät niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa.

Tietojen pyytäjille on kertynyt kokemuksia viranomaisten arveluttavista pyrkimyksistä laskuttaa myös sellaisesta työstään, jonka voisi kuvitella olevan viranomaisen tavanomaista toimintaa. Esimerkiksi valvontaviranomaisen saamien kantelujen ja tekemien päätösten etsimisen ja löytämisen ei pitäisi olla poikkeuksellinen toimenpide viranomaiselle itselleenkään. On vaikea uskoa, että aineistoja pyytävien tiedontarve olisi kovin poikkeuksellista siitä mitä viranomaisen itsensäkin olisi tiedettävä omasta toiminnastaan.
Käytännössä kohtuuttomat maksut ja hinnoittelu, jotka eivät ole kustannusvastaavuusperiaatteen mukaisia, vaarantavat perustuslailla turvatun julkisuusperiaatteen toteutumista. https://koppa.jyu.fi/avoimet/viesti/julkisuuslaki/tiedonsaanti/tiedon-hinta/laintulkinta

Se että viranomainen voi laskuttaa esimerkiksi julkisen ja salassapidettävän tiedon erottelemisesta on osoitus kehnosta viranomaistoiminnasta. Viranomaisen olisi tiedostettava hallinnoimiensa aineistojen julkisuus ja osattava erotella salassa pidettävät tiedot julkisista jo ennakolta mahdollisten tietopyyntöjen varalta.

Ongelmana on myös hinnoittelun asianmukaisuus. ”Ylimääräisestä työstä” verotetaan hyvinkin vaihteleville tuntitaksoilla. Ei ole kovin selkeää, kuka tällaisen ylimääräisen työn tekee, tehdäänkö se ylitöinä ja palkataanko siihen ylimääräistä työvoimaa. Taksoihin kirjatut vähimmäistyömäärät tai aina alkavalta tunnilta käynnistävän työn osuus voi todellisuudessa jäädä laskutettua pienemmiksi. Kun tiedonpyytäjä ei saa kerättävien asiakirjojen sisällöistä etukäteen ”maistiaisia”, hänen on toimittava puolisokeana ennakkotilauksensa pohjalta. Hän ei voi varmistua siitä, mitä tulee lopulta saamaan ja kuinka tarpeellisia saadut aineistot hänelle loppujen lopuksi ovat.

Tietopyyntöjä ei liiemmin ohjeisteta

heikkikuutti Uutiset , , ,

Tietopyyntöihin vastaamista ohjeistetaan kunnissa vaihtelevasti. Valtaosalla tietopyyntöömme vastanneista kunnista ei ole minkäänlaista erillistä ohjeistusta tietopyyntöihin vastaamiseksi. Joissakin kunnissa ohjeistuksen kerrottiin olevan vasta tekeillä tai päivitettävänä.

Ohjeistuksen sijasta tietopyyntöihin vastaamisessa sovelletaan julkisuuslakia, henkilötietolakia, lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa tai hyvää hallintomenettelyä. Vastaamisvelvoite tietopyyntöihin on saatettu kuitata ”kuntia koskevina säännöksinä”.

Ohjeistusten puuttumista perusteltiin niiden käytännön tarpeettomuudella. Kunnalle osoitettuja tietopyyntöjä on vähän tai ne jopa puuttuvat kokonaan. Moni vastaajista ilmoitti luovutuskäytäntöjensä silti toimivan. Kunnan toiminta tietopyynnöissä kiteytettiin ”mahdollisimman pikaiseksi vastaamiseksi joko sähköpostitse tai postin välityksellä”.

Toiseksi perusteluksi ohjeistusten puuttumiselle kerrottiin lainsäädäntö. Sen todettiin ohjaavan viranomaisen toimintojen julkisuutta ja velvollisuutta vastata tietopyyntöihin niin tiukasti, ettei ohjeistuksiin ole erillistä tarvetta.

Julkisuusperiaatetta korostavat ohjeet on usein kirjattu omiksi pykälikseen kuntien hallintosääntöihin. Ohjeistusta voi sisältyä myös asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toiminta- tai tiedotusohjeisiin. Lisäksi on erilaisia ohjeita mm. lomakkeiden täyttöön. Tietoturva- ja tietosuojaohjeissa on kerrottu siitä, missä tapauksessa julkisia henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaille. Osa vastanneista kunnista mainitsi tietojen luovuttamisessa ohjenuorakseen Kuntaliiton ohjeistuksen.

Ohjeistuksissa siteeratut lain velvoitteet liittyvät useimmiten asiakirjasta antamisesta päättämiseen. Tällaisia mainintoja ovat esimerkiksi ”Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu” tai ”Asia on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.” Joissakin kunnissa vastaaminen perustuu ”esimiehen ohjeistukseen.” Ohjeissa onkin usein mainittu julkisuuslakiin sisältyvä oikeus luovutusratkaisun tekemisestä kunnan sisällä.

Varsinkaan pienemmillä kunnilla ei ole keskitettyä tietohallintoa, vaan tietopyyntöihin vastaavat oman asiantuntemuksensa pohjalta (joidenkin vastausten mukaan myös ”virkavastuulla”!) määrätyt viranhaltijat itsenäisesti eri hallintokunnittain. Tietopyyntöihin vastaaminen onkin jyvitetty tietyille henkilöille, useimmiten kysytyn asian valmistelijalle.

Sisältöjensä perusteella ohjeistukset on laadittu selvästi vain kunnan sisäiseen käyttöön. Ne eivät tunnu koskevan tai hyödyttävään varsinaisia tiedonpyytäjiä. Useista eri asiakirjoista kootut laajat ja vaikeaselkoiset sisällöt runsaine pykäläviittauksineen herättävät kuitenkin kysymyksen siitä, kuinka käyttökelpoisia ne ovat edes kunnalle itselleen. Harvoissa ohjeissa ei kiinnitetä minkäänlaista huomiota tietopyyntöihin vastaamisessa saatuihin kokemuksiin tai mahdollisiin ongelmiin. Näistä kunta olisi voinut ottaa oppia ja ohjeistaa henkilöstöään niiden välttämiseksi jatkossa.

Tietopyyntöjen hinnoittelussa rajua vaihtelua

heikkikuutti Uutiset , , , , ,

Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 34§ sallii viranomaisten periä maksun ylimääräisestä työstä tietopyyntöihin vastaamisessa, paperikopioista ja -tulosteista.

30:ltä tietopyyntöömme vastanneesta 205 kunnasta puuttui tieto aineistojensa luovutusmaksuista. Osassa vastanneista kunnista hinnaston laatiminen oli ”työn alla”.

Paperikopiot 0–6 euroa

Vastausten perusteella kopioiden hinnat vaihtelevat merkittävästi. Yleisimmin asiakirjan ensimmäisestä sivusta veloitetaan 50 senttiä, halvimmillaan 20 senttiä ja kalleimmillaan ensimmäinen sivukopio maksaa 5–6 euron välillä.

Vastaavasti jotkut kunnat ilmoittivat toimittavansa pyydetyt aineistot maksutta. Osa totesi toimivansa näin ainakin toistaiseksi ”jos tietopyyntöjä ei ala tulla säännöllisesti”.

Asiakirjakopioiden toimittaminen telefaksilla (tästä ilmoitti 50 kuntaa) tai skannattuna (20 kuntaa) osoittautui harvinaiseksi. Yleisin fax-lähetyksen liuskahinta on 2 euroa, mutta hinnat vaihtelevat 50 sentistä jopa 4 euroon. Asiakirjojen skannaus vaihtelee eurosta kymppiin.

Tietojärjestelmätulosteiden hinnat noudattelevat pitkälti kopioiden hintoja. Vain muutamat kunnat ovat hinnoitelleet erikseen järjestelmästään otetun tulosteen. Puolet kyselyyn vastanneista kunnista ei maininnut erikseen tietojärjestelmätulosteensa hintoja.

Yleiset toimistotaksat

Kuntien vastaukset eivät aina tuoneet esiin kovinkaan yksityiskohtaisia hintatietoja. Esimerkiksi Posiossa asiakirjoista peritään maksut ”voimassa olevien taksojen mukaan” ja Reisjärvellä ”kopiohinnaston mukainen maksu”. Ristijärvellä sovelletaan ”normaalia asiakirjoista perittävien maksujen hinnoittelua”. Torniossa ”eri palvelualueilla on omat vahvistetut hinnastot, eli niitä on useampia”. Ähtäri perii maksun ”kunkin osaston kopiokoneella vahvistetun kopiohinnan mukaan”. Virrat kertoi vain, että taksat asiakirjakopioiden maksuista ovat olemassa ja Kärsämäki, että kunnanvirastolla olevalla postimaksukoneella, telefaxilla tai kopiokoneella ei lähetetä tai kopioida yritysten, yksityistenhenkilöiden, puolueiden tai valtuustoryhmien ym. asiakirjoja.

Tiedon etsiminen 0–73,20 euroa/h

Erityisen merkittävä hintahaitari on kopioinnin ohella tapahtuvassa tiedonhakemisessa. Eniten tällaisesta työstä veloittavat Kauniainen (73,20 euroa/h minimissään puoli tuntia), Kuhmoinen, Kuopio, Kirkkonummi, Uurainen, Juupajoki, Vantaa, Espoo ja Tampere (50–60 euroa tunnilta). Yleisin tuntitaksa on 20 euroa, mutta esimerkiksi Oulu ilmoittaa tarkaksi taksakseen 48,53 euroa tunnilta. Kaustinen ilmoitti laajempien arkistoselvitystensä kestävän enintään tunnin. Tätä isommat ”toteutetaan erillisten tarjousten pohjalta, eivätkä ne koske virkatoimintaa”. Karstulassa pyydettyjä aineistoja etsitään kellon kanssa. Jos käytettävä työaika jää alle kymmenen minuuttiin, kopiohinta on 5,25–8 euroa/kpl (sis. alv:n), 10–30 minuutin työstä veloitus on 12 euroa/kpl (sis. alv) ja vähintään 31 minuuttia ja enintään tunnin kestävästä kopioinnista tiedonpyytäjä joutuu maksamaan 20 euroa/kpl (sis. alv:n).

Kalliita tietoja

heikkikuutti Keskustelu
Testaaminen voi tulla kalliiksi.

Julkisuuslaki mahdollistaa tietopyynnön perusteella luovutettaville aineistoille tietynsuuruiset, esimerkiksi kunnanvaltuuston vahvistamat maksutariffit. Periaatteessa kyse voi olla kuntien perimistä omakustannepohjaisista korvauksista, joilla katettaisiin aineistojen kokoamisesta ja luovuttamisesta aiheutuvia ylimääräisiä kustannuksia. Kopiointikulut eivät saa olla suurempia kuin naapurissa toimivalla kopiointifirmalla, eikä kunnanjohtaja voi veloittaa työajan menetyksenä asiakirjojen kopioinnista, jonka voi tehdä esimerkiksi osastosihteeri.

Maksuperusteiset palvelut voivat kuitenkin olla ristiriidassa julkisuuslakiin sisältyvän hyvän tiedonhallintatavan (18§) kanssa. Sen mukaan:

”viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta ja suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin ylläpitämänsä tietojärjestelmät ja tietojenkäsittelyt niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa.”

Käytännössä tämän oikeuden testaaminen edellyttää kuntalaiselta maksullisten tietopyynnön tilaamista ja kunnan työstään esittämän maksun kiistämistä hallinto-oikeudessa. Hyvällä tuurilla maksulta saatetaan välttyä. Kovin työläiden tietopyyntöjen kohdalla testaaminen voi kuitenkin tulla kalliiksi.

Sähköpostiviestit tänne!

heikkikuutti Keskustelu

Virkaosoitteeseen tulleet sähköpostiviestit voivat olla viranomaisen asiakirjoja, joita koskevien tietopyyntöjen kohdalla on tehtävä vastaavanlaista julkisuusharkintaa kuin muissakin viranomaisaineistoissa.

Sähköposteista on luovutettava kopiot niiden pyytäjälle, jos kyse ei ole yksityisistä viesteistä tai viestien sisällöt eivät ole (kokonaisuudessaan) salassapidettäviä. Myös julkiset osat muuten salassapidettävistä sähköposteista on luovutettava. Samoin pyynnön esittäjälle on kuvailtava luovuttamatta jätettävistä sähköposteista niiden sisällöt, tyyliin ”kunnan sisäinen palaverikutsu,” rotaryveljien illanistujaiset” tai ”vaimon lähettämä ostoslista”.

Tätä kokeiltiin kymmenen viimeisimmän sähköpostin kohdalla hankkeen Julkisuuslaki.fi -tietopyynnöissä, ja tulokset vaihtelivat. Yhdestä tietopyynnön saaneesta kunnan viranomaisesta ei kuulunut lukuisista tavoitteluyrityksistä huolimatta mitään, yksi toimitti kaikki (myös yksityisluonteiset) sähköpostinsa, ja yksi ei lähettänyt mitään, mutta perusteli viestien sisältökuvauksilla niiden yksityisen luonteen.