Tietopyyntöihin vastaamista ohjeistetaan kunnissa vaihtelevasti. Valtaosalla tietopyyntöömme vastanneista kunnista ei ole minkäänlaista erillistä ohjeistusta tietopyyntöihin vastaamiseksi. Joissakin kunnissa ohjeistuksen kerrottiin olevan vasta tekeillä tai päivitettävänä.

Ohjeistuksen sijasta tietopyyntöihin vastaamisessa sovelletaan julkisuuslakia, henkilötietolakia, lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa tai hyvää hallintomenettelyä. Vastaamisvelvoite tietopyyntöihin on saatettu kuitata ”kuntia koskevina säännöksinä”.

Ohjeistusten puuttumista perusteltiin niiden käytännön tarpeettomuudella. Kunnalle osoitettuja tietopyyntöjä on vähän tai ne jopa puuttuvat kokonaan. Moni vastaajista ilmoitti luovutuskäytäntöjensä silti toimivan. Kunnan toiminta tietopyynnöissä kiteytettiin ”mahdollisimman pikaiseksi vastaamiseksi joko sähköpostitse tai postin välityksellä”.

Toiseksi perusteluksi ohjeistusten puuttumiselle kerrottiin lainsäädäntö. Sen todettiin ohjaavan viranomaisen toimintojen julkisuutta ja velvollisuutta vastata tietopyyntöihin niin tiukasti, ettei ohjeistuksiin ole erillistä tarvetta.

Julkisuusperiaatetta korostavat ohjeet on usein kirjattu omiksi pykälikseen kuntien hallintosääntöihin. Ohjeistusta voi sisältyä myös asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toiminta- tai tiedotusohjeisiin. Lisäksi on erilaisia ohjeita mm. lomakkeiden täyttöön. Tietoturva- ja tietosuojaohjeissa on kerrottu siitä, missä tapauksessa julkisia henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaille. Osa vastanneista kunnista mainitsi tietojen luovuttamisessa ohjenuorakseen Kuntaliiton ohjeistuksen.

Ohjeistuksissa siteeratut lain velvoitteet liittyvät useimmiten asiakirjasta antamisesta päättämiseen. Tällaisia mainintoja ovat esimerkiksi ”Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu” tai ”Asia on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.” Joissakin kunnissa vastaaminen perustuu ”esimiehen ohjeistukseen.” Ohjeissa onkin usein mainittu julkisuuslakiin sisältyvä oikeus luovutusratkaisun tekemisestä kunnan sisällä.

Varsinkaan pienemmillä kunnilla ei ole keskitettyä tietohallintoa, vaan tietopyyntöihin vastaavat oman asiantuntemuksensa pohjalta (joidenkin vastausten mukaan myös ”virkavastuulla”!) määrätyt viranhaltijat itsenäisesti eri hallintokunnittain. Tietopyyntöihin vastaaminen onkin jyvitetty tietyille henkilöille, useimmiten kysytyn asian valmistelijalle.

Sisältöjensä perusteella ohjeistukset on laadittu selvästi vain kunnan sisäiseen käyttöön. Ne eivät tunnu koskevan tai hyödyttävään varsinaisia tiedonpyytäjiä. Useista eri asiakirjoista kootut laajat ja vaikeaselkoiset sisällöt runsaine pykäläviittauksineen herättävät kuitenkin kysymyksen siitä, kuinka käyttökelpoisia ne ovat edes kunnalle itselleen. Harvoissa ohjeissa ei kiinnitetä minkäänlaista huomiota tietopyyntöihin vastaamisessa saatuihin kokemuksiin tai mahdollisiin ongelmiin. Näistä kunta olisi voinut ottaa oppia ja ohjeistaa henkilöstöään niiden välttämiseksi jatkossa.