Helsingin asianhallintajärjestelmä poikkeaa edukseen muista

Lähetimme tietopyynnön kaikkiin Manner-Suomen kuntiin. Näiden vastauksista Helsinki eroaa muista muutamalla tavalla.

Kaupungin tietojärjestelmästä tuli välittömästi kirjausilmoitus. Vastaavaa ei tässä laajuudessa ollut millään muulla kunnalla – vain kolmannes kunnista kuittaa, suurin osa yhdellä lauseella ja vain harva kertoo esimerkiksi missä tai kuka asiaa käsittelee. Helsingin kirjausilmoituksessa kerrottiin, että:

  • ”kirjeenne on toimitettu asian valmistelua varten”,
  • asian kirjaamisnumero (diaarinumero)
  • huomautus, että nimeni ja yhteystietoni on nyt rekisteröity kaupungin asianhallintajärjestelmään
  • linkki asianhallintajärjestelmän rekisteriselosteeseen
  • kuinka voin tiedustella asian käsittelyvaiheita
  • kuka on asian valmistelija sekä tämän yhteystiedot

Kaupunki vastasi vain päivän kuluttua. Tämä oli Suomen suurimmista kaupungeista selvästi nopeinta toimintaa ja valtakunnallisestikin 28 parhaan joukossa. Helsingin ripeyden edelle menevät vain pienet kunnat, joissa parhaimmillaan kunnanjohtaja vastasi tietopyyntöömme jo samana iltapäivänä.

Pyysimme kolmea edellistä Helsingin kirjaamoon tullutta tietopyyntöä. Kaksi ensimmäistä koski sosiaali- ja terveysasioita, jotka olivat lainkohdin perustellen ilmoitettu salassa pidettäviksi, mikä on täysin oikein toimittu. Kolmas tietopyyntö oli julkinen tietopyyntö, josta saimme diaaritulosteen.

Diaarituloste oli erityisen mielenkiintoinen, koska se paljastaa Helsingin kaupungin asianhallintajärjestelmän taipuvan tietopyyntöjen hoitamiseen paremmin kuin monen muun kunnan järjestelmät. Diaaritulosteesta ilmeni mm. seuraavat seikat:

  • Diaaritulosteen päiväys
  • Diaarimerkinnän tunnus
  • Merkinnän avauspäivämäärä (kirjauspäivämäärä)
  • Otsikko (diaarimerkintä on julkinen tieto)
  • Kuvaus: aavistuksen otsikkoa laajempi kuvaus aiheesta, tässä tapauksessa, keille tietopyyntö oli suunnattu
  • Vireilletulo-organisaatio: missä päin virastoja asiaa oikeastaan käsitellään
  • Valmistelija: asiankäsittelijä nimeltä mainittuna
  • Julkisuusluokka: julkinen
  • Salassapidon peruste: mikäli julkisuusluokka olisi joku muu, tässä lukisi heti peruste, jonka voisi välittömästi tietopyytäjälle antaa ilman ajantuhlausta asian pohtimiseen. Seikka merkitään diaariin siis jo kirjausvaiheessa!
  • Salassapitoaika: jälleen olennainen tieto selvästi näkyvillä diaarissa
  • Henkilötietoja: Sisältää henkilötietoja. Tämä seikka on myös erityisen tärkeä tietopyynnön ratkaisemisessa – kun asia on jo diaaritietoon merkitty, voidaan henkilötietoja sisältämättömät asiakirjat antaa heti sen kummemmin miettimättä. Henkilötietoja sisältävät kiinnittävät heti tiedon luovuttajan huomion ja hän osaa huomioida tiedot asiankäsittelyssä.
  • Määräaika
  • Asian tila: vireillä
  • Ratkaisupäivämäärä
  • Säilytysaika: Pysyvä Merkittävä tieto ja varmasti helpottaa asiakirjojen hallintaa, jos väliaikaisesti voimassa olevaan asiakirjaan voi merkitä voimassaoloajan jo kirjausvaiheessa. Erityisesti, jos järjestelmä toimii tältä osin sitten automaattisesti!
  • Saapuneet asiakirjat: tästä näkyi, että kirjaamoon oli toimitettu itse tietopyyntö ja sen saate. Lähettäjä oli peitetty. Mikäli olisimme halunneet näitä, olisimme siis voineet niitä pyytää. Tämä kuitenkin pieni miinus Helsingin kirjaamolle – henkilötiedot itsessään eivät ole salattavaa tietoa, eikä ole oikein perusteita sille, miksi tietopyynnön lähettäjän tiedot piti meiltä peittää.

Yhteenveto: monessa kunnassa ongelmia tietopyyntöihin vastaamisessa tuo se, että vasta tietopyyntöön vastatessa aletaan pohtia, sisältääkö asiakirja henkilötietoja tai salassa pidettäviä seikkoja. Mikäli nämä yksityiskohdat merkitään diaaritietoihin jo kirjaamisen yhteydessä asian ollessa ajankohtainen, säästää se paljon aikaa, vaivaa ja mahdollisia virheitä, kun asia otetaan esille tietopyyntöön vastaamista varten. Helsingin kirjaamon ripeys ja asianhallintajärjestelmän metatietojen laajuus vaikuttaisivat antavan hyvän pohjan tietopyyntöjen tekemiselle ja niihin vastaamiseen kustannustehokkaasti.

3 thoughts on “Helsingin asianhallintajärjestelmä poikkeaa edukseen muista

  1. Mielenkiintoista että Helsinki edes rekisteröi tietopyynnöt. Mitä varten? Pyytäjänhän ei tarvitse edes nimeänsä sanoa jos asia julkinen. Tähän pohjautuen on jopa vähän kyseenalaista merkitä asianhallintajärjestelmään pyytäjän tiedot.

    Tykkää

  2. Hei Elina! Hienoa, että olet sivuillamme!

    Tosiaan, Helsingin puolesta syitä tähän en voi arvailla. Mutta mielestäni en näkisi asianhallintajärjestelmään nimen rekisteröimistä ihmeellisenä – jos pistät sähköpostissa yhteystietosi niin viranomaisellahan ne sitten on.

    Sen kuitenkin tiedän, että tietopyyntöjen rekisteröimisestä voi olla useita hyötyjä viranomaiselle ja tietopyytäjälle. Keskeisimpiä on se, että esimerkiksi lomista ja henkilöstövaihdoksista riippumatta tietopyyntö on ja säilyy viranomaisessa ja voi edetäkin. Tietopyyntöjä voidaan myös tilastoida, nähdään päällekäisyydet ja viranhaltijat eivät vastaa samaan asiaan ristiin.

    Mm. näistä syistä joissain kunnissa tietopyynnöille on tehty oma diaarikortti, johon merkitään pyynnöt, jotka eivät liity suoraan mihinkään asiaan.

    Lisäksi Oikeusministeriö on linjannut näin:

    http://www.oikeusministerio.fi/fi/index/toimintajatavoitteet/lakiensaataminen/julkisuuslaki/uudistuksesta.html

    ”2.5. Asiakirjapyyntöjen kirjaaminen

    Julkisuuslain 18 §:n 1 momentin mukaan viranomaisen tulee pitää luetteloa sille käsiteltäviksi annetuista tai otetuista sekä sen ratkaisemista ja käsittelemistä asioista taikka muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Tavallisimmin käsiteltävät asiat kirjataan diaariin tai muuhun asiakirjarekisteriin.

    Julkisuuslainsäädännön täytäntöönpanon seurannan yhteydessä kävi ilmi, että 45 % valtionhallinnon virastoista ja 75 % kuntasektorin yksiköistä ei kirjaa asiakirjapyyntöjä järjestelmällisesti. Tätä on pidettävä ilmeisenä epäkohtana etenkin silloin, kun pyydettyä asiakirjaa ei heti toimiteta pyytäjälle. Erityisesti tapaukset, joissa kieltäydytään antamasta asiakirjaa, mutta asiasta ei tehdä kirjallista päätöstä, ovat oikeusturvasyistä ongelmallisia.

    Julkisuuslainsäädännön asianmukaisen täytäntöönpanon varmistamiseksi virastojen tulee pitää huolta siitä, että asiakirjapyynnöt kirjataan laissa edellytetyllä tavalla. Virkamiesten, joille asiakirjapyyntö on kohdistettu suoraan sähköpostitse tai puhelimitse, tulee pitää huolta siitä, että tieto asian tulemisesta vireille välitetään kirjaamoon.”

    Siitä, tarvitseeko tietopyyntöjä kuitenkaan oikeasti kirjata, olen saanut eri näkemyksiä. Kuntaliiton lakimies vastasi tähän kysymykseen meille näin:

    ”Yleispätevää vastausta tähän en voi antaa, vaan kirjaamisvelvollisuus riippuu tietopyynnöstä. Kaikki pyynnöt eivät johda hallintoasian vireille tuloon, eikä kunnilla ole julkisten asiakirjojen tietopyyntöjen osalta ehdotonta kirjaamisvelvoitetta (JulkL 18 §). Jos tietopyyntö johtaa hallintoasian vireille tuloon, tehdään tarvittavat kirjaamistoimet.

    Sähköisen asiointilain ao. pykälät vaikuttavat sähköisesti vireille tulleiden asioiden käsittelyyn siten, että ne tulee alusta alkaen rekisteröidä. Tästä asiasta on myös arkistolaitoksella määräyksenanto-oikeus.”

    Itse olen juuri nyt siinä uskossa, että kirjaamisvelvoitetta ei ole, mutta että se ehdottomasti kannattaa.

    Tykkää

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s