Tietopyyntöjen hinnoittelussa rajua vaihtelua

Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 34§ sallii viranomaisten periä maksun ylimääräisestä työstä tietopyyntöihin vastaamisessa, paperikopioista ja -tulosteista.

30:ltä tietopyyntöömme vastanneesta 205 kunnasta puuttui tieto aineistojensa luovutusmaksuista. Osassa vastanneista kunnista hinnaston laatiminen oli ”työn alla”.

Paperikopiot 0–6 euroa

Vastausten perusteella kopioiden hinnat vaihtelevat merkittävästi. Yleisimmin asiakirjan ensimmäisestä sivusta veloitetaan 50 senttiä, halvimmillaan 20 senttiä ja kalleimmillaan ensimmäinen sivukopio maksaa 5–6 euron välillä.

Vastaavasti jotkut kunnat ilmoittivat toimittavansa pyydetyt aineistot maksutta. Osa totesi toimivansa näin ainakin toistaiseksi ”jos tietopyyntöjä ei ala tulla säännöllisesti”.

Asiakirjakopioiden toimittaminen telefaksilla (tästä ilmoitti 50 kuntaa) tai skannattuna (20 kuntaa) osoittautui harvinaiseksi. Yleisin fax-lähetyksen liuskahinta on 2 euroa, mutta hinnat vaihtelevat 50 sentistä jopa 4 euroon. Asiakirjojen skannaus vaihtelee eurosta kymppiin.

Tietojärjestelmätulosteiden hinnat noudattelevat pitkälti kopioiden hintoja. Vain muutamat kunnat ovat hinnoitelleet erikseen järjestelmästään otetun tulosteen. Puolet kyselyyn vastanneista kunnista ei maininnut erikseen tietojärjestelmätulosteensa hintoja.

Yleiset toimistotaksat

Kuntien vastaukset eivät aina tuoneet esiin kovinkaan yksityiskohtaisia hintatietoja. Esimerkiksi Posiossa asiakirjoista peritään maksut ”voimassa olevien taksojen mukaan” ja Reisjärvellä ”kopiohinnaston mukainen maksu”. Ristijärvellä sovelletaan ”normaalia asiakirjoista perittävien maksujen hinnoittelua”. Torniossa ”eri palvelualueilla on omat vahvistetut hinnastot, eli niitä on useampia”. Ähtäri perii maksun ”kunkin osaston kopiokoneella vahvistetun kopiohinnan mukaan”. Virrat kertoi vain, että taksat asiakirjakopioiden maksuista ovat olemassa ja Kärsämäki, että kunnanvirastolla olevalla postimaksukoneella, telefaxilla tai kopiokoneella ei lähetetä tai kopioida yritysten, yksityistenhenkilöiden, puolueiden tai valtuustoryhmien ym. asiakirjoja.

Tiedon etsiminen 0–73,20 euroa/h

Erityisen merkittävä hintahaitari on kopioinnin ohella tapahtuvassa tiedonhakemisessa. Eniten tällaisesta työstä veloittavat Kauniainen (73,20 euroa/h minimissään puoli tuntia), Kuhmoinen, Kuopio, Kirkkonummi, Uurainen, Juupajoki, Vantaa, Espoo ja Tampere (50–60 euroa tunnilta). Yleisin tuntitaksa on 20 euroa, mutta esimerkiksi Oulu ilmoittaa tarkaksi taksakseen 48,53 euroa tunnilta. Kaustinen ilmoitti laajempien arkistoselvitystensä kestävän enintään tunnin. Tätä isommat ”toteutetaan erillisten tarjousten pohjalta, eivätkä ne koske virkatoimintaa”. Karstulassa pyydettyjä aineistoja etsitään kellon kanssa. Jos käytettävä työaika jää alle kymmenen minuuttiin, kopiohinta on 5,25–8 euroa/kpl (sis. alv:n), 10–30 minuutin työstä veloitus on 12 euroa/kpl (sis. alv) ja vähintään 31 minuuttia ja enintään tunnin kestävästä kopioinnista tiedonpyytäjä joutuu maksamaan 20 euroa/kpl (sis. alv:n).

Tietopyynnön ja avoimen datan eroista lain kannalta

Tämä tulee nyt toistuvasti puheeksi eri keskusteluissa, niin kirjoitan lyhyen postauksen aiheesta:

  • Tietopyyntö (eng. FOIA (Freedom of Information Act) request) kohdistuu yksittäisiin asiakirjoihin. Julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 1999/621) mukaan siihen on pakko vastata ja julkinen tieto antaa. Asiakirjoja tai tietoja voi toki olla monta, mutta ne on voitava yksilöidä. Laajemman aineiston (esim. avoin data) antaminen on lain mukaan harkinnanvaraista (= ei ole pakko antaa).

21§: ”Viranomainen voi pyynnöstä tuottaa ja luovuttaa eri käyttötarkoituksia varten automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpitämäänsä yhteen tai useampaan tietojärjestelmään talletetuista merkeistä muodostetun tietoaineiston, jos tietoaineiston luovuttaminen ei sen muodostamisessa käytettyjen hakuperusteiden, tietojen määrän tai laadun taikka tietoaineiston käyttötarkoituksen vuoksi ole vastoin sitä, mitä asiakirjan salassapidosta ja henkilötietojen suojasta säädetään.”

  • Avoin data (eng. open data) saa lainpohjaista pontta PSI-direktiivistä, jonka mukaan avoin data on viranomaisen myös pakko antaa. Tällöin käsite on tiedon uudelleenkäyttöpyyntö. Mutta kansallinen lainsäädäntö menee vielä toistaiseksi direktiivin edelle, eli Julkisuuslakia sovelletaan.

Lisäksi avoimen datan pitäisi lähtökohtaisesti olla julkaistavissa ja jaettavissa sekä vapaasti käsiteltävissä. Tietopyynnön tuloksena voi tulla esimerkiksi jopa salaisia asiakirjoja (asianosaiselle, valtuutetulle jne.), yksityiselämää koskevaa tietoa tai sellaisia henkilötietoja, joiden julkistaminen ja jakaminen on rangaistava teko (Rikoslaki 1889/39, 24. luku, 8§). Tietopyynnöllä tiedon siis saa, mutta sitä ei välttämättä saa jakaa. Työlääksi avoimen datan laatiminen tulee usein juuri siitä syystä, että sieltä on poistettava nämä levityskelvottomat tiedot.

Lähde: Jaatinen, Tanja. Muokkaako avoin data kansallista julkisuusperiaatetta? Teoksessa: Viestintäoikeus nyt. Viestintäoikeuden vuosikirja 2014.

Lue lisää PSI-direktiivistä: Valtionvarainministeriön avoimen tiedon ohjelma

Apurahamahdollisuus tietopyyntögraduun

Heikki Kuutti vetää ensi vuoden alkuun asti kestävää projektia ”Tietopyyntöjen ratkaiseminen kunnallishallinnossa”. Hankkeesta on mahdollista maksaa 500 euron apurahoja gradulle, joka liittyy aiheeseen ja suunnitellaan Kuutin kanssa. Hankkeeseen liittyvän tutkimusosuuden opiskelija voi sisällyttää täysimääräisesti omaan graduunsa.

Hankkeen tutkijoilta saa tutkimuksen tekoon ohjausta suullisesti. Kiinnostuneita pyydetään ottamaan yhteyttä Heikki Kuuttiin tai Aleksi Koskeen.

Lisäksi gradusuunnitelma pitää neuvotella varsinaisen graduohjaajan kanssa.

Aiheesta tehtävään graduun voi hakea apurahaa myös Anders Chydeniuksen säätiöltä: http://www.chydenius.net/stipendit.htm

Aikataulut:

  • Viestintätieteiden laitoksen henkilökunta viettää kesälomaa elokuun puoliväliin saakka, Aleksi Koskea lukuun ottamatta
  • Hankkeeseen tehtävästä tutkimusosuudesta palkkio maksetaan sen valmistuttua sovitusti vuoden 2015 joulukuuhun mennessä, itse gradun ei tarvitse olla tuolloin vielä valmis
  • varsinaiset graduseminaarit käynnistyvät vasta syyskuun puolella
  • Chydeniuksen säätiön deadline 30.9. (huom. toimitus postitse!)

Aikatauluista voit päätellä, että apurahojen onnistuminen edellyttää opiskelijalta melkoista oma-aloitteisuutta, ongelmanratkaisukykyä ja aktiivista otetta. Tätä edellyttää myös hankkeesta rahoitettava tutkimus. Lisäksi Kuutti ei suunnittele eikä ohjaa asiaa sähköpostitse tai muuten etänä, joten gradun tekijän kannattaa hyödyntää mahdollisuutta vierailla aktiivisesti tutkijoiden huoneessa L-184.

terveisin,
Aleksi Koski
projektitutkija
Viestintätieteiden laitos, L184
puh: 040 805 4146
aleksi.koski@jyu.fi
http://tietopyyntoongelmat.net

Informointilomake ja rekisteriseloste

Aiemmin kerroimme lähettäneemme tietopyynnön jokaiseen Suomen kuntaan poislukien Ahvenanmaa.

Eräässä yhteydenotossa meiltä tiedusteltiin tutkimuslupaa tietopyynnölle. Tekemämme tietopyyntö ei edellytä tutkimuslupaa: tietopyyntö julkisista asiakirjoista on perustuslaillinen oikeus (12§) ja mielestämme rinnastuu kirjan varastotilaukseen kirjastosta. Tutkimuslupa tarvitaan silloin, mikäli halutaan tietopyynnöllä tietoja salatuista aineistoista (kuten henkilötietoja sisältävistä henkilörekistereistä) vedoten tieteelliseen tutkimukseen, jolle lainsäädäntömme antaa laajemmat tietopyyntöoikeudet (henkilötietolaki 7§, 12§, 13§, 14§). Tietopyynnössämme emme vedonneet tutkijan oikeuksiin saada salaista aineistoa, emmekä sellaista aineistoa halunneetkaan, vain julkisia asiakirjoja.

Varsinainen tutkimusmenetelmämme tässä hankkeessa on teemahaastattelu: haastattelemme sellaisia kuntien viranhaltijoita, jotka ovat kokeneet jollain lailla ongelmallisen tietopyyntötapauksen. Nämä haastattelut videoidaan, sillä videokuva on esimerkiksi äänitallennusta parempi tallennuskeino, koska ryhmätilanteissa näkee kuka puhuu ja esimerkiksi elekieli tallentuu. Mutta videokuva on itsessään laajasti henkilötietoja sisältävää materiaalia ja esimerkiksi joukko videohaastattelutiedostoja ja niihin liittyviä muistiinpanoja muodostaa henkilötietolain mukaan henkilörekisterin (esim. henkilötietolaki 2§, 3§ sekä Antti Ketola, 2014, s.24).

Muun muassa näistä syistä haastateltavat saavat allekirjoitettavakseen informointilomakkeen, jonka liitteeksi olemme laittaneet rekisteriselosteen takeeksi siitä, että haastateltavat tietävät, mitä heidän tiedoillaan tehdään, miten niitä käsitellään sekä säilytetään. Informointilomakkeen ja rekisteriselosteen taustalla ovat siis osaltaan tutkimusetiikka sekä Suomen lainsäädäntö.

Informointilomake sekä rekisteriseloste ovat ladattavissa tästä.

Lähteitä:

 

Tietopyyntöjen vastaustilasto kaunistui, sekä videostriimi Nordic Open Knowledge -tapahtumasta 2.6.

Osallistuin Nordic Open Knowledge tapahtumaan 2.6. esittelemällä hankettamme ja kertomalla kuntien tietopyyntöongelmista. Esitykseni videostriimi löytyy tämän postauksen lopusta.

Havainnollistaakseni kuntien ongelmia kerroin esityksessäni tekemästämme tietopyynnöstä kuntiin. Kerroin, että sata vastausta kunnista yhä uupuu, kolme viikkoa pyyntöjen lähettämisen jälkeen. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta määrittää helpolle tietopyynnölle enimmäisajaksi kaksi viikkoa (14§, 4. momentti).

Esityksen jälkeen Kuntaliiton erityisasiantuntija Elisa Kettunen otti minuun yhteyttä ja kysyi, voisinko tarkistaa lähettämieni sähköpostien osoitteet vertaamalla niitä Kuntaliiton osoitehakemistoon kuntien virallisista sähköpostiosoitteista.

Tämä oli erittäin tervetullut yhteydenotto, koska se tarjosi yhden keinon selvittää, miksi tietopyyntöihin ei oltu vastattu. Verrattuani osoitteita toisiinsa excelissä, sain tulokseksi tämän:

Lähetimme 300 tietopyyntöä, joista 63 oli lähetetty eri osoitteisiin kuin mitä Kuntaliiton yhteystietoluettelossa mainitaan. Nämä 63 oli pääsääntöisesti lähetetty osoitteeseen kirjaamo@(kunta).fi.

Näistä:

  • 37 kpl oli mennyt perille tästä huolimatta ja niihin on vastattu TAI kuitattu (eli olivat menneet kirjaamoon, eivät viralliseen sähköpostiin),
  • 3 kpl oli itse poimittu kunnan verkkosivuilta ja ne olivat eri sähköpostiosoitteita (jotain muuta kuin kirjaamo@(kunta).fi), kuin mitä Kuntaliiton luettelossa, ja näihin oli saatu jo vastaukset.
  • 1 sähköposti ei ollut mennyt perille, koska kyseisen kunnan verkkosivuilla on yhteystiedoissa väärä sähköpostiosoite.
  • Lisäksi 1 kunta oli jäänyt listasta pois, Ahvenanmaa poisluettuna kuntia Suomessa on 301.

Tämän jälkeen jäljellä oli 22kpl Kuntaliiton tiedoista poikkeavaa osoitetta. Niihin käytin E-mail checker -työkalua, joka paljasti, että:

  • 3 kpl oli mennyt kirjaamoon, mutta niistä ei ole vastattu. (varmistin tämän soittamalla yhteen näistä kunnista, eli posti oli tullut perille, mutta asia oli vielä kesken),
  • loppujen 19 kappaleen kohdalla E-mail checker ilmoitti statukseksi ”Unknown”. Ohjelma antaa näille tuloksille seuraavan selityksen:

” Conclusive verification result cannot be achieved due to mail server configuration or anti-spam measures. See table “Additional Status Codes”.

Eli näihin osoitteisiin lähetimme postia, mutta emme saaneet järjestelmältä vikailmoitusta toimimattomasta sähköpostiosoitteesta.

Näistä:

  • 2 kpl ”None”:

“No additional information is available.

This status differs from a TransientNetworkFault as it should not be retried (the result will not change).

There are a few known reasons for this status code for example the target mx record uses Office 365 or a mail provider implementing custom mailbox shutdowns.”

  • 2 kpl ”TransientNetworkFault”:

“A temporary network fault occurred during verification. Please try again later.

Verification operations on remote mail servers can sometimes fail for a number of reasons such as loss of network connection, remote servers timing out etc.

One other possible cause of a temporary fault is Grey Listing.

These conditions are usually temporary. Retrying verification at a later time will usually result in a positive response from mail servers.

Please note that setting an infinite retry policy around this status code is inadvisable as there is no way of knowing when the issue will be resolved within the target domain or the grey listing resolved, and this may affect your daily quota.”

  • 15 kpl oli “ServerIsCatchAll”:

“The server is configured for catch all and responds to all email verifications with a status of Ok.

Mail servers can be configured with a policy known as Catch All. Catch all redirects any email address sent to a particular domain to a central email box for manual inspection. Catch all configured servers cannot respond to requests for email address verification.”

Eli ilmeisesti näiden 19:n sähköpostin kohdalla väärään osoitteeseen mennyt sähköposti (kuten kirjaamo@(kunta).fi ) ei tule koskaan kenenkään tietoisuuteen. Tämä on erityisen ongelmallista, koska tämän tietopyynnön perusteella lähetettiin näihin kuntiin uudestaan tietopyynnöt (tällä kertaa Kuntaliiton tarjoamiin osoitteisiin),  mutta sähköistä kuittausta ei edelleenkään ole niistä kuulunut kuin yhdestä kunnasta.

Joissain kunnissa siis on toiminnassa automaattinen kuittaus, eli sähköpostijärjestelmä kuittaa automaattisesti lähettäjälle, kun kirjaamo on saanut viestin. Tämä olisi Lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (24.1.2003/13) mukaista toimintaa ( 12§ ). Näiden 301:n tietopyynnön perusteella suurin osa kunnista ei noudata tätä lain pykälää, koska niistä ei tule minkäänlaista kuittausta ennen vastausta tietopyyntöön useita päiviä sen lähettämisen jälkeen.

Eli kertauksena uudet, korjatut tiedot:

  • toimivaan kunnan sähköpostiosoitteeseen lähetettiin 280 viestiä, joihin saatiin kolmessa viikossa 200 vastausta. Eli 80 vastausta yhä uupui, ei 100.
  • 20 viestiä oli mennyt väärään osoitteeseen, yksi kunnan verkkosivujen osoitevirheen vuoksi ja 19 lähettäjän väärän osoitteen vuoksi, mistä kunnan serveriasetusten vuoksi ei tullut vikailmoitusta.
  • Yksi kunta oli jäänyt pois koko kuntalistauksestamme. Pahoittelut Virolahdelle.
  • Tänään lähetettiin vielä 21 tietopyyntöä näihin sähköpostiongelmatapauskuntiin, joihin tietopyyntömme ei siis ilmeisesti ole voinut mennä perille aiemmin.

Myöskään se ei ole poissuljettu seikka, etteikö näiden 80 kunnan tapauksessa viesti olisi juuttunut esimerkiksi roskapostisuodattimiin. Yhdessä vastauksessa tietopyyntöömme kerrottiin, että  tietopyyntöön vastannut virkailija poimi tietopyyntömme roskapostikansiostaan. Mutta kuten esityksessäni mainitsin, pureudun tarkemmin tähän tietopyyntöjen analysointiin tuossa juhannuksen aikoihin, kun kuntien virastoissa ollaan lomilla.

Olen toimittanut excell-taulukkoon merkityt poikkeavuudet, ongelmat ja lisätiedot Kuntaliiton Elisa Kettuselle, jota haluan kiittää erittäin hyvästä yhteistyöstä.

Esitykseni videotaltiointi tässä alla, alkaa kohdasta 01:28:28.

http://livestream.com/accounts/2914987/events/4095750/videos/89040807/player?autoPlay=false&height=360&mute=false&width=640

Kaikki kunnat saivat tietopyynnön

Päätimme lähettää yksinkertaisen tietopyynnön kaikkiin Suomen kuntiin pois lukien Ahvenanmaa. (Tietopyyntö on luettavissa täältä)

Tätä ennen olemme lähettäneet yhteistyökutsun kuntien ongelmallisiksi kokemien tietopyyntöjen tutkimiseksi. Tämä kutsu on edelleen voimassa ja toivomme siihen yhä vastauksia ( lue kutsu tästä ).

Tietopyyntömme tarkoitus on kerätä tietoa koko maasta muutaman keskeisen kysytyn seikan suhteen. Tämä auttaa hahmottamaan tietopyyntöjen käsittelyä Suomen kunnissa.

Osa kunnista on jo vastannutkin, osa on lähestynyt meitä puhelimitse tai sähköpostilla ja kysynyt tarkentavia kysymyksiä. Tässä niistä muutama poiminta:

”Hei! Voisimmeko saada tarkennuksen millaisia tietopyyntöjä tarkoitatte.”

Ensimmäisessä kysymyksessä kysymme kolme viimeisintä ennen tätä tietopyyntöä kunnalle tullutta tietopyyntöä. Tarkoitamme Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) määrittämiä tietopyyntöjä, ja ne on helposti löydettävissä MIKÄLI ne on merkitty diaariin.  Mikäli näin ei kunnassa ylipäätään menetellä, meille riittää vastaukseksi, että mainitsette tästä sähköpostivastauksessanne.

Muotoilu ”ennen tätä tietopyyntöä” johtuu siitä, ettei omaa tietopyyntöämme sisällytettäisi näihin kolmeen tietopyyntöön.

Joistakin kunnista olemme saaneet vastauksia, että ”ei meillä ole ollut ainuttakaan tietopyyntöä tai niitä on vain yksi tai kaksi”. Toisaalta tiedämme, että joihinkin kuntiin tietopyyntöjä tulee useita. Halusimme varmistaa mihin kuntiin tietopyyntöjä tulee ja esimerkkejä siitä, millaisia ne voivat olla.

”Missä ominaisuudessa pyydät näitä tietoja. On kohteliasta ilmoittaa, mihin tarvitset tietoja. Oletko opiskelija, tutkija vai mistä syystä pyydät.”

Sinälläänhän tietopyytäjän ei lain mukaan tarvitse kertoa, kuka on. Tämä tietopyyntö on kuitenkin osa Jyväskylän yliopiston tutkimushanketta, joka käsittelee tietopyyntöprosessien toimivuutta. Itse olen projektitutkija tässä hankkeessa.

Tietopyynnön taustalla on havainto, että aiemmissa keskusteluissamme kuntien edustajien kanssa huomasimme suurta monimuotoisuutta käytänteissä ja käsityksissä tietopyynnöistä. Halusimme saada vastauksia muutamaan helppoon mutta olennaiseen kysymykseen sekä kattavaa ja vertailtavaa aineistoa niiden osalta.

”Pyyntösi tyyli on kuin kyse olisi AVI:n tai sitä korkeamman viranomaisen. Siis todellista tylytystä. Silti yritämme kaivaa sinulle näitä tietoja.”

Pyydämme anteeksi, mikäli tietopyyntömme vaikutti töykeältä. Tavoittelimme selkeää ja ymmärrettävää tyyliä, joka voi vaikuttaa tylyltä. Tämä ei kuitenkaan ole tavoitteemme, vaan päinvastoin haluaisimme olla helposti lähestyttäviä, mikäli asiasta nousee kysymyksiä tai syvempiä keskustelunhaluja.

(Mahdollisimman) avointa tutkimusta

Avoimuuden tuulet puhaltavat viranomaisten aineistoihin. Puhaltajia ovat erilaiset ideologiat, toimintaohjelmat, hankkeet sekä painostusryhmät. Aineiston saattaminen avoimeksi on mainio tapa vähentää ennakkoon tietopyyntöjen aiheuttamaa työtaakkaa virkamiehille.

Kaikkea aineistoa ei kuitenkaan voi laittaa julkiseksi esimerkiksi kansalaisten tietosuojan vuoksi. Lisäksi tiedon julkistaminen ja julkistetun tiedon ylläpitäminen vaativat työtä. Myöskään kaikki data ei ole ymmärrettävissä sellaisenaan ulkopuolisten silmissä, ja vaikka kaikki aineisto olisi avoimena datana jaettavissa, siitä voi silti tehdä tietopyyntöjä esimerkiksi mikäli haetaan jotain tarkoin yksilöityä, yksityiskohtaista  tietoa. Joka tapauksessa esimerkiksi Jyväskylän kaupungin avoimeksi saattama data on esimerkillistä toimintaa.

Tämäkin tutkimushanke pyrkii avoimuuteen. Hankkeen aineistoa tullaan säilyttämään Dataverse-ympäristössä, josta osia aineistosta pääsee kuka vain tarkastelemaan. Tutkimuksen tarkoitushan on kerätä tietoa, sen pohjalta luoda uutta tietoa ja jakaa sitä sitten edelleen. Kaikkeen aineistoon ei kuitenkaan kaikki pääse käsiksi. Tutkimukseen osallistuvat viranomaiset tulevat saamaan allekirjoitettavan informointi-lomakkeen, jossa kerrotaan, mitä aineistoa kerätään, miten sitä käsitellään ja säilytetään sekä missä muodossa jaetaan edelleen.

Dataversen aineistoon tulee sisältymään muun muassa:

  • Julkista aineistoa, jota ovat erityisesti erilaiset taulukoihin koodatut tiedot sekä niiden analyysit,
  • luottamuksellista aineistoa, esimerkiksi haastatteluja ja salaista aineistoa ei voine laittaa avoimeen jakoon mitenkään. Salaisia ovat esimerkiksi salassa pidettäviksi luokitellut asiakirjat, jotka tutkijat ovat saaneet tieteellistä tutkimusta varten mutta vain tutkimusryhmän jäsenet pääsevät niihin käsiksi.

Tietysti näiden luottamuksellisten ja salaistenkin aineistojen analyysit siten, että alkuperäinen lähde ja sen tunnusmerkit uupuvat, voidaan sitten tuoda myöhemmin avoimeksi aineistoksi Dataverseen. Kaiken tämän tavoitteena on, että:

  1. ulkopuoliset voivat arvioida tutkimusta paremmin, koska pääsevät käsiksi sen aineistoon,
  2. kerran kerätty aineisto olisi hyödynnettävissä uudestaan uusissa tutkimuksissa, joko omasta tai muiden toimesta. Näin kerätty data ei ole kertakäyttöistä vaan sen arvo vain kasvaa kasvamistaan.

(Dataversen aineistoa julkaistaan myöhemmin, mutta sen osoite on jo tiedossa: https://dvn.jyu.fi/dvn/dv/tietopyynnot )

Yleisesti tietopyyntöongelmista

Tutkiessamme kuntien tietopyyntöjen käsittelyongelmia meillä on pohjanamme aikaisempi tutkimuksemme. Jyväskylän yliopistossa on esimerkiksi tehty tietopyyntötestejä, joissa Julkisuuslakikurssin opiskelijat ovat lähettäneet virallisia tietopyyntöjä eri viranomaisille. Tietopyyntöjen tehtävänannon mukaisesti ne koskivat yhteiskunnallisesti merkittäviä asioita. Tietopyynnöt esimerkiksi toimivat pohjamateriaalina lukuisille lehtijutuille ja kurssilaisissa oli mukana pari poliitikkoakin.

Itse käsittelin tietopyyntötestien raportteja vuodelta 2009 opinnäytetyössäni  ”Tietopyynnöt viranomaisille: kehittävä, yhteisöviestinnällinen näkökulma”. Siinä tein teorian ja testiraporttien pohjalta yleisen luokittelun sujuvan tietopyyntöprosessin osatekijöistä:

tiedonhankinnan osat

Kuviossa lähdetään tavoitteesta, että tietopyyntöjä ratkaistaessa tärkeää on:

  1. että tietopyynnön tekijä onnistuu tietopyyntöprosessissaan (huom. onnistunut prosessi on myös sellainen, että vastaus on laillisesti perusteltu kieltäytyminen tiedonluovutuksesta)
  2. molemmat osapuolet selviytyvät prosessista mahdollisimman ripeästi ja vähällä vaivalla.

(tästä normatiivisesta tavoitteesta enemmän myöhemmässä blogi-kirjoituksessa)

Jotta tämä tavoite onnistuisi olennaista on:

Fiksu tiedonhankkija

Ehkä keskeisin tietopyyntöjä helpottava seikka on se, että tietopyynnön tekijä tietää mitä tekee. Hän tuntee lähestymäänsä viranomaista, sen tapaa hallita tietoa ja tuottaa asiakirjoja ja osaa yksilöidä tietopyyntönsä yksittäiseen asiakirjaan/asiakirjoihin. Tähän viranomainen voi vaikuttaa ensinnäkin ylipäätään mahdollistamalla tietopyynnön eteen tehtävän ennakkotyön, esimerkiksi erilaiset avoimen datan aineistot ovat hyvin arvokkaita tästä näkökulmasta – moni tietopyynnön tekijä kerää haluamansa aineiston itse, ihan mieluusti. Käytännön esimerkkinä esimerkiksi Tietopyynto.fi -sivuston taustalla on Open Knowledge Finland – sen tavoitteena on helpottaa omaehtoista tiedonhankintaa.

Fiksu viranomainen

Viranomaisilla merkittävä tietopyyntöprosesseja mutkistava seikka on kokemuksen puute. Esimerkiksi pienissä kunnissa virallisia, Julkisuuslain tarkoittamia tietopyyntöjä ei ole tullut joko lainkaan tai vain yksittäisiä kappaleita. Lakia ei ole tarvinnut tulkita eikä monenkaanlaista aineistoa avata. Tällaisten rutiinien puuttuminen näkyy esimerkiksi puutteellisissa käytännöissä ja tietojärjestelmissä, kuten Arkistolaitoksen ja Tietosuojavaltuutetun toimiston vuoden alussa tekemässä selvityksessä ilmenee.

Toinen keskeinen ulottuvuus prosessien sujuvuudelle löytyy kuntaorganisaatiosta: esimerkiksi kinkkinen tietopyyntö saattaa johtaa pallotteluun, jossa sen vastaanottanut virkamies toimittaa sen kunnanjohtajalle, joka delegoi toiselle henkilölle, joka puolestaan tietää mielestään oikean henkilön, joka taas ei osaa tietopyyntöön vastata. Ja lopulta voi paljastua, että tietopyyntö on toimitettu kokonaan väärälle organisaatiolle.

Kolmas, hyvin tärkeä seikka on asiankäsittelijöiden asennoituminen tietopyyntöjen ratkaisuun. Esimerkiksi tietopyyntötesteistä ja korkeimman hallinto-oikeuden päätöksistä ilmenee tapauksia, joissa viranomainen on toiminut laillisesti, mutta tietopyytäjän tylyllä kohtelulla on aiheuttanut itse itselleen päänvaivaa, koska sisuuntunut tiedonhankkija on joko valittanut kielteisestä tietopyyntöpäätöksestä oikeuteen tai rasittanut virkamiehiä jatkuvilla yhteydenotoilla vastausta etsiessään.

Yhteenveto:

Kaiken kaikkiaan tietopyyntöprosessit ovat hyvin monisyinen vyyhti. Kaikki prosessin tekijät (eli tiedonhankkija, asiaa käsittelevät virkamiehet, viranomaisorganisaation käytännöt, asiaa säätelevä lainsäädäntö, tietopyyntöä koskevan aineiston laatu, tiedonhankkijan ja viranomaisen keskinäinen viestintä…) sisältävät useita seikkoja, jotka voivat monimutkaistaa tilannetta ja aiheuttaa ylimääräistä työtä ja ajanhukkaa, mihin kenelläkään ei tänä päivänä ole varaa.

Tässä hankkeessa selvitämme tätä vyyhtiä ja pureudumme syvemmälle näihin ongelmiin sekä toivomme paljastavamme niitä lisää.

”Mitä ovat yleisimmät tietopyyntöongelmat?”

Kysymys: ”Mitä ovat yleisimmät tietopyyntöongelmat?”

Vastaus: Kukaan ei tiedä! Vielä.

Avataanpa vastausta vähän.

Ensinnäkin, vähänkin laajempaa selvitystä tietopyyntöongelmista ei ole meidän tietoomme Suomessa tehty. Esimerkiksi Jyväskylän yliopistossa vuosina 2009–2013 tehdyissä useassa sadassa tietopyyntötestissä eri viranomaisille on nähtävissä useita erilaisia ongelmia, mutta näiden testien pohjalta ei voida sanoa juuri mitään vaikkapa tilastollisesti pätevää. Voidaan vain todeta, että ongelmia ilmenee ja että useita erilaisia tapauksia on havaittavissa. (EDIT 16.4.2015: Ainakin yksi yleistävämpi selvitys on! Lue lopusta!)

Toiseksi, pitäisi määritellä tietopyyntöongelma. Kenen kannalta ja missä tapauksissa tietopyyntö on ongelmallinen? Ainakin oikeustapauksien kohdalla voisi puhua ongelmista. Esimerkiksi tietopyynnöistä seuranneita oikeustapauksia on lukuisia edeltäneiltä vuosilta, ja tarkoituksemme on käydä niitä läpi lähiviikkoina ja tarkastella, miten niiden ongelmat voisi luokitella. Näitä luokitteluja meillä on jo aiemmista tutkimuksista, mutta kehittelemme niitä vielä edelleen paremmin soveltuviksi huomioimaan myös viranomaisten näkökulmia.

Samoin teemme aiempien vuosien tietopyyntötestien kohdalta. Ja myöhemmin tässä hankkeessa haastateltuamme kuntien edustajia ja tutkittuamme eri tapauksia. Sitten ollaan jo viisaampia – ehkäpä ehdimme tehdä jotain tilastollisestikin pätevää. Tämä ei kuitenkaan ole tämän hankkeen ensisijainen tavoite. Sen sijaan tutkimme, miksi ja miten nämä tarkastelemamme ongelmat syntyvät.

Mutta toistan: ennen kuin voimme määritellä tietopyyntöongelman, täytyy meidän ottaa kantaa siihen, mikä on ongelma ja koska asiat hoidetaan hyvin. Tämä on normatiivinen kysymys, eli miten asioiden pitäisi olla. Tässä tutkimushankkeessa kehittelemme edelleen sitä normatiivista viitekehystä, jonka muodostamisen aloitin opinnäytetyössäni. Tämä sisältää muun muassa lainsäädännön, julkisuusperiaatteen sekä erityisiä yhteisöviestintään sopivia eettisiä näkemyksiä.

Eli, oikeastaan tämä blogiteksti on ennakkomainos tuleville, työn alla oleville aiheille, muun muassa:

  • millaisia tietopyyntöongelmia ilmenee,
  • missä määrin, sekä
  • millainen on tietopyyntöjen normatiivinen viitekehys eli miten niitä pitäisi käsitellä ja miten ei.

Ja sitten lopulta ensi vuoden alussa ilmestyykin tutkimusraportti, joka kannattaa ehdottomasti lukea.

( Kiitos kysymyksestä, Anniina! )

EDIT: 16.4. 2015: Arkistolaitoksen ja Tietosuojavaltuutetun selvitys paljasti vakavia puutteita tietohallintajärjestelmissä (lue tiedote) Eli uskaltaisinpa yleistää, että kyseisessä selvityksessä havaitut puutteet ovat yleistettävissä: tietopyynnöille yksi keskeinen ongelma on puutteet tietojärjestelmissä.

Tietopyyntöjä ja tietopyyntöjä

Meiltä on kysytty muutamankin kerran, että: ”tarkoitatteko te kunnille tehtyjä tietopyyntöjä vai kuntien tekemiä tietopyyntöjä?”.

  1. Tämä tutkimushanke keskittyy erityisesti kunnille tehtyjen tietopyyntöjen käsittelyn, ratkaisemisen ja vastaamisen ongelmiin (erityisesti tarkoittaen Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta kattavia tapauksia). Joten toivoisimme esimerkkejä näistä tapauksista.
  2. Mutta myös kuntien tekemien tietopyyntöjen ongelmiin olisi mielenkiintoista tutustua ja katsoa, olisiko tällä aihealueella annettavaa tälle tutkimukselle tai mahdollisesti pohjaa seuraavalle. Eli mikäli haluaisitte meidän tutkivan aihetta tästäkin näkökulmasta, otamme mielellämme vastaan esimerkkitapauksia tästäkin näkökulmasta.

Julkisuuslakihan antaa kaikille laajat oikeudet kysyä viranomaisilta mitä tahansa tietoa, ja tämän voi tehdä virallisella tietopyynnöllä. Mutta myös viranomaiset tekevät tietopyyntöjä: esimerkiksi valmistellessaan julkisia hankintoja Hilma-järjestelmän kautta he voivat tehdä ensin tietopyyntöjä yrityksille aiheesta, jotta osaisivat tehdä hyvän tarjouksen. Itse asiassa monelle julkisella puolella työskentelevälle kuntien tekemät tietopyynnöt voivat olla tutumpi aihe kuin heille tehdyt pyynnöt, jotka voivat jopa kummastuttaa.

Itse tutkijana näen, että näissä molemmantyyppisissä tietopyynnöissä on yhtäläisyyksiä, tai nimenomaan kunnille tehtyjen ja kuntien tekemien tietopyyntöjen ongelmissa on yhtäläisyyksiä. Siksi voisi olla hedelmällistä käsitellä tutkimusmielessä myös kuntien tekemiä tietopyyntöjä, ainakin kevyesti ensi alkuun. Joko sillä olisi annettavaa tälle hankkeelle, tai sitten se voisi toimia materiaalina toisen tutkimushankkeen hakemuksessa.

Joka tapauksessa, olemme aina valmiita keskustelemaan tietopyynnöistä – kummista vain!

terveisin,
Aleksi Koski