Year: 2015

Yleisesti tietopyyntöongelmista

Koski Keskustelu , , , , ,

Tutkiessamme kuntien tietopyyntöjen käsittelyongelmia meillä on pohjanamme aikaisempi tutkimuksemme. Jyväskylän yliopistossa on esimerkiksi tehty tietopyyntötestejä, joissa Julkisuuslakikurssin opiskelijat ovat lähettäneet virallisia tietopyyntöjä eri viranomaisille. Tietopyyntöjen tehtävänannon mukaisesti ne koskivat yhteiskunnallisesti merkittäviä asioita. Tietopyynnöt esimerkiksi toimivat pohjamateriaalina lukuisille lehtijutuille ja kurssilaisissa oli mukana pari poliitikkoakin.

Itse käsittelin tietopyyntötestien raportteja vuodelta 2009 opinnäytetyössäni  ”Tietopyynnöt viranomaisille: kehittävä, yhteisöviestinnällinen näkökulma”. Siinä tein teorian ja testiraporttien pohjalta yleisen luokittelun sujuvan tietopyyntöprosessin osatekijöistä:

tiedonhankinnan osat

Kuviossa lähdetään tavoitteesta, että tietopyyntöjä ratkaistaessa tärkeää on:

  1. että tietopyynnön tekijä onnistuu tietopyyntöprosessissaan (huom. onnistunut prosessi on myös sellainen, että vastaus on laillisesti perusteltu kieltäytyminen tiedonluovutuksesta)
  2. molemmat osapuolet selviytyvät prosessista mahdollisimman ripeästi ja vähällä vaivalla.

(tästä normatiivisesta tavoitteesta enemmän myöhemmässä blogi-kirjoituksessa)

Jotta tämä tavoite onnistuisi olennaista on:

Fiksu tiedonhankkija

Ehkä keskeisin tietopyyntöjä helpottava seikka on se, että tietopyynnön tekijä tietää mitä tekee. Hän tuntee lähestymäänsä viranomaista, sen tapaa hallita tietoa ja tuottaa asiakirjoja ja osaa yksilöidä tietopyyntönsä yksittäiseen asiakirjaan/asiakirjoihin. Tähän viranomainen voi vaikuttaa ensinnäkin ylipäätään mahdollistamalla tietopyynnön eteen tehtävän ennakkotyön, esimerkiksi erilaiset avoimen datan aineistot ovat hyvin arvokkaita tästä näkökulmasta – moni tietopyynnön tekijä kerää haluamansa aineiston itse, ihan mieluusti. Käytännön esimerkkinä esimerkiksi Tietopyynto.fi -sivuston taustalla on Open Knowledge Finland – sen tavoitteena on helpottaa omaehtoista tiedonhankintaa.

Fiksu viranomainen

Viranomaisilla merkittävä tietopyyntöprosesseja mutkistava seikka on kokemuksen puute. Esimerkiksi pienissä kunnissa virallisia, Julkisuuslain tarkoittamia tietopyyntöjä ei ole tullut joko lainkaan tai vain yksittäisiä kappaleita. Lakia ei ole tarvinnut tulkita eikä monenkaanlaista aineistoa avata. Tällaisten rutiinien puuttuminen näkyy esimerkiksi puutteellisissa käytännöissä ja tietojärjestelmissä, kuten Arkistolaitoksen ja Tietosuojavaltuutetun toimiston vuoden alussa tekemässä selvityksessä ilmenee.

Toinen keskeinen ulottuvuus prosessien sujuvuudelle löytyy kuntaorganisaatiosta: esimerkiksi kinkkinen tietopyyntö saattaa johtaa pallotteluun, jossa sen vastaanottanut virkamies toimittaa sen kunnanjohtajalle, joka delegoi toiselle henkilölle, joka puolestaan tietää mielestään oikean henkilön, joka taas ei osaa tietopyyntöön vastata. Ja lopulta voi paljastua, että tietopyyntö on toimitettu kokonaan väärälle organisaatiolle.

Kolmas, hyvin tärkeä seikka on asiankäsittelijöiden asennoituminen tietopyyntöjen ratkaisuun. Esimerkiksi tietopyyntötesteistä ja korkeimman hallinto-oikeuden päätöksistä ilmenee tapauksia, joissa viranomainen on toiminut laillisesti, mutta tietopyytäjän tylyllä kohtelulla on aiheuttanut itse itselleen päänvaivaa, koska sisuuntunut tiedonhankkija on joko valittanut kielteisestä tietopyyntöpäätöksestä oikeuteen tai rasittanut virkamiehiä jatkuvilla yhteydenotoilla vastausta etsiessään.

Yhteenveto:

Kaiken kaikkiaan tietopyyntöprosessit ovat hyvin monisyinen vyyhti. Kaikki prosessin tekijät (eli tiedonhankkija, asiaa käsittelevät virkamiehet, viranomaisorganisaation käytännöt, asiaa säätelevä lainsäädäntö, tietopyyntöä koskevan aineiston laatu, tiedonhankkijan ja viranomaisen keskinäinen viestintä…) sisältävät useita seikkoja, jotka voivat monimutkaistaa tilannetta ja aiheuttaa ylimääräistä työtä ja ajanhukkaa, mihin kenelläkään ei tänä päivänä ole varaa.

Tässä hankkeessa selvitämme tätä vyyhtiä ja pureudumme syvemmälle näihin ongelmiin sekä toivomme paljastavamme niitä lisää.

”Mitä ovat yleisimmät tietopyyntöongelmat?”

Koski Keskustelu , , , ,

Kysymys: ”Mitä ovat yleisimmät tietopyyntöongelmat?”

Vastaus: Kukaan ei tiedä! Vielä.

Avataanpa vastausta vähän.

Ensinnäkin, vähänkin laajempaa selvitystä tietopyyntöongelmista ei ole meidän tietoomme Suomessa tehty. Esimerkiksi Jyväskylän yliopistossa vuosina 2009–2013 tehdyissä useassa sadassa tietopyyntötestissä eri viranomaisille on nähtävissä useita erilaisia ongelmia, mutta näiden testien pohjalta ei voida sanoa juuri mitään vaikkapa tilastollisesti pätevää. Voidaan vain todeta, että ongelmia ilmenee ja että useita erilaisia tapauksia on havaittavissa. (EDIT 16.4.2015: Ainakin yksi yleistävämpi selvitys on! Lue lopusta!)

Toiseksi, pitäisi määritellä tietopyyntöongelma. Kenen kannalta ja missä tapauksissa tietopyyntö on ongelmallinen? Ainakin oikeustapauksien kohdalla voisi puhua ongelmista. Esimerkiksi tietopyynnöistä seuranneita oikeustapauksia on lukuisia edeltäneiltä vuosilta, ja tarkoituksemme on käydä niitä läpi lähiviikkoina ja tarkastella, miten niiden ongelmat voisi luokitella. Näitä luokitteluja meillä on jo aiemmista tutkimuksista, mutta kehittelemme niitä vielä edelleen paremmin soveltuviksi huomioimaan myös viranomaisten näkökulmia.

Samoin teemme aiempien vuosien tietopyyntötestien kohdalta. Ja myöhemmin tässä hankkeessa haastateltuamme kuntien edustajia ja tutkittuamme eri tapauksia. Sitten ollaan jo viisaampia – ehkäpä ehdimme tehdä jotain tilastollisestikin pätevää. Tämä ei kuitenkaan ole tämän hankkeen ensisijainen tavoite. Sen sijaan tutkimme, miksi ja miten nämä tarkastelemamme ongelmat syntyvät.

Mutta toistan: ennen kuin voimme määritellä tietopyyntöongelman, täytyy meidän ottaa kantaa siihen, mikä on ongelma ja koska asiat hoidetaan hyvin. Tämä on normatiivinen kysymys, eli miten asioiden pitäisi olla. Tässä tutkimushankkeessa kehittelemme edelleen sitä normatiivista viitekehystä, jonka muodostamisen aloitin opinnäytetyössäni. Tämä sisältää muun muassa lainsäädännön, julkisuusperiaatteen sekä erityisiä yhteisöviestintään sopivia eettisiä näkemyksiä.

Eli, oikeastaan tämä blogiteksti on ennakkomainos tuleville, työn alla oleville aiheille, muun muassa:

  • millaisia tietopyyntöongelmia ilmenee,
  • missä määrin, sekä
  • millainen on tietopyyntöjen normatiivinen viitekehys eli miten niitä pitäisi käsitellä ja miten ei.

Ja sitten lopulta ensi vuoden alussa ilmestyykin tutkimusraportti, joka kannattaa ehdottomasti lukea.

( Kiitos kysymyksestä, Anniina! )

EDIT: 16.4. 2015: Arkistolaitoksen ja Tietosuojavaltuutetun selvitys paljasti vakavia puutteita tietohallintajärjestelmissä (lue tiedote) Eli uskaltaisinpa yleistää, että kyseisessä selvityksessä havaitut puutteet ovat yleistettävissä: tietopyynnöille yksi keskeinen ongelma on puutteet tietojärjestelmissä.

Tietopyyntöjä ja tietopyyntöjä

Koski Keskustelu , , , ,

Meiltä on kysytty muutamankin kerran, että: ”tarkoitatteko te kunnille tehtyjä tietopyyntöjä vai kuntien tekemiä tietopyyntöjä?”.

  1. Tämä tutkimushanke keskittyy erityisesti kunnille tehtyjen tietopyyntöjen käsittelyn, ratkaisemisen ja vastaamisen ongelmiin (erityisesti tarkoittaen Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta kattavia tapauksia). Joten toivoisimme esimerkkejä näistä tapauksista.
  2. Mutta myös kuntien tekemien tietopyyntöjen ongelmiin olisi mielenkiintoista tutustua ja katsoa, olisiko tällä aihealueella annettavaa tälle tutkimukselle tai mahdollisesti pohjaa seuraavalle. Eli mikäli haluaisitte meidän tutkivan aihetta tästäkin näkökulmasta, otamme mielellämme vastaan esimerkkitapauksia tästäkin näkökulmasta.

Julkisuuslakihan antaa kaikille laajat oikeudet kysyä viranomaisilta mitä tahansa tietoa, ja tämän voi tehdä virallisella tietopyynnöllä. Mutta myös viranomaiset tekevät tietopyyntöjä: esimerkiksi valmistellessaan julkisia hankintoja Hilma-järjestelmän kautta he voivat tehdä ensin tietopyyntöjä yrityksille aiheesta, jotta osaisivat tehdä hyvän tarjouksen. Itse asiassa monelle julkisella puolella työskentelevälle kuntien tekemät tietopyynnöt voivat olla tutumpi aihe kuin heille tehdyt pyynnöt, jotka voivat jopa kummastuttaa.

Itse tutkijana näen, että näissä molemmantyyppisissä tietopyynnöissä on yhtäläisyyksiä, tai nimenomaan kunnille tehtyjen ja kuntien tekemien tietopyyntöjen ongelmissa on yhtäläisyyksiä. Siksi voisi olla hedelmällistä käsitellä tutkimusmielessä myös kuntien tekemiä tietopyyntöjä, ainakin kevyesti ensi alkuun. Joko sillä olisi annettavaa tälle hankkeelle, tai sitten se voisi toimia materiaalina toisen tutkimushankkeen hakemuksessa.

Joka tapauksessa, olemme aina valmiita keskustelemaan tietopyynnöistä – kummista vain!

terveisin,
Aleksi Koski

Kalliita tietoja

heikkikuutti Keskustelu
Testaaminen voi tulla kalliiksi.

Julkisuuslaki mahdollistaa tietopyynnön perusteella luovutettaville aineistoille tietynsuuruiset, esimerkiksi kunnanvaltuuston vahvistamat maksutariffit. Periaatteessa kyse voi olla kuntien perimistä omakustannepohjaisista korvauksista, joilla katettaisiin aineistojen kokoamisesta ja luovuttamisesta aiheutuvia ylimääräisiä kustannuksia. Kopiointikulut eivät saa olla suurempia kuin naapurissa toimivalla kopiointifirmalla, eikä kunnanjohtaja voi veloittaa työajan menetyksenä asiakirjojen kopioinnista, jonka voi tehdä esimerkiksi osastosihteeri.

Maksuperusteiset palvelut voivat kuitenkin olla ristiriidassa julkisuuslakiin sisältyvän hyvän tiedonhallintatavan (18§) kanssa. Sen mukaan:

”viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta ja suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin ylläpitämänsä tietojärjestelmät ja tietojenkäsittelyt niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa.”

Käytännössä tämän oikeuden testaaminen edellyttää kuntalaiselta maksullisten tietopyynnön tilaamista ja kunnan työstään esittämän maksun kiistämistä hallinto-oikeudessa. Hyvällä tuurilla maksulta saatetaan välttyä. Kovin työläiden tietopyyntöjen kohdalla testaaminen voi kuitenkin tulla kalliiksi.

Sähköpostiviestit tänne!

heikkikuutti Keskustelu

Virkaosoitteeseen tulleet sähköpostiviestit voivat olla viranomaisen asiakirjoja, joita koskevien tietopyyntöjen kohdalla on tehtävä vastaavanlaista julkisuusharkintaa kuin muissakin viranomaisaineistoissa.

Sähköposteista on luovutettava kopiot niiden pyytäjälle, jos kyse ei ole yksityisistä viesteistä tai viestien sisällöt eivät ole (kokonaisuudessaan) salassapidettäviä. Myös julkiset osat muuten salassapidettävistä sähköposteista on luovutettava. Samoin pyynnön esittäjälle on kuvailtava luovuttamatta jätettävistä sähköposteista niiden sisällöt, tyyliin ”kunnan sisäinen palaverikutsu,” rotaryveljien illanistujaiset” tai ”vaimon lähettämä ostoslista”.

Tätä kokeiltiin kymmenen viimeisimmän sähköpostin kohdalla hankkeen Julkisuuslaki.fi -tietopyynnöissä, ja tulokset vaihtelivat. Yhdestä tietopyynnön saaneesta kunnan viranomaisesta ei kuulunut lukuisista tavoitteluyrityksistä huolimatta mitään, yksi toimitti kaikki (myös yksityisluonteiset) sähköpostinsa, ja yksi ei lähettänyt mitään, mutta perusteli viestien sisältökuvauksilla niiden yksityisen luonteen.

Tutkijat selvittävät kuntien tietopyyntöongelmia

Koski Uutiset

Jyväskylän yliopiston tutkijat selvittävät kuntaviranomaisten kokemia tietopyyntöongelmia ja niiden syitä. Tutkimushanke on tarkoitus toteuttaa yhteistyössä ongelmia kohdanneiden kuntien kanssa. Huhtikuussa käynnistyneen hankkeen rahoittaa Kunnallisalan kehittämissäätiö (KAKS). Nyt käynnistyvän tutkimuksen taustalla on Jyväskylän yliopistossa aiemmin toteutettu julkisuuslakia ja viranomaisten tietoaineistojen luovuttamista yleisemmällä tasolla tarkasteleva hanke.

Tutkimuksessa selvitetään yksityiskohtaisesti viranomaisten toimintoja niiden saamissa yksittäisissä tietopyyntötapauksissa. Yhteistyöstä kiinnostuneilta kunnilta toivotaan vapaamuotoista kuvailua 1) tietopyynnön kohteesta, 2) vastaamisessa esiin nousseista ongelmista ja 3) tietopyynnöstä tehdystä ratkaisusta ja sen perusteista. Mukaan voi liittää myös tietopyyntöä koskevaa aineistoa. Tietopyyntöön liittyviä esimerkkitapauksia voi olla yksi tai useampia. Ongelmia voi aiheuttaa esimerkiksi epämääräinen tietopyyntö, liian laaja aineisto, tekniset rajoitteet vastaamisessa tai viranomaisen puutteelliset resurssit.

Tutkijat palaavat tarkemmin saamiinsa esimerkkitapauksiin haastattelemalla tietopyynnön käsittelyyn osallistuneita viranhaltijoita ja tutustumalla tapaukseen liittyviin aineistoihin. Tutkimuksen aikana viranomaisilta saadut vastaukset käsitellään luottamuksellisesti. Hankkeen tavoitteena on löytää ja arvioida yhteisiä nimittäjiä tietopyyntöihin liittyville ongelmille, eikä tuloksista kerrottaessa tiedonpyytäjiä tai asiaa ratkaisseita viranhaltijoita yhdistetä tunnistettavasti ongelmallisiin tapauksiin.

Yhteistyöstä kiinnostuneiden kuntien toivotaan ottavan yhteyttä Jyväskylän yliopiston viestintätieteiden laitoksen tutkijoihin FT Heikki Kuutti ja FM Aleksi Koski.

Lisätietoja: